Gérer sa flotte automobile : méthodes, objectifs et challenges

Quels objectifs pour la gestion de la flotte automobile ?

Toute entreprise disposant d’une flotte automobile est censée désigner une personne particulièrement dédiée à cette mission, très souvent appelée gestionnaire de parc. Ce dernier est amené à s’occuper des véhicules intégrés à la flotte d’entreprise depuis la réception jusqu’à la restitution ou la vente, soit tout au long de leur cycle de vie. La gestion de ladite flotte a pour objectifs trois points majeurs, à savoir le contrôle, le pilotage et la maîtrise.

Tout d’abord, le gestionnaire se doit de contrôler régulièrement ce qu’il s’y passe, et ce pour assurer et garantir un pilotage parfait de son parc. De plus, il est censé veiller sur le bon fonctionnement et contrôler les dépenses liées, tout en restant vigilant sur la maintenance, les réparations, l’entretien, les véhicules arrivant à échéance, en fait toutes les opérations passées et futures qui sont ou seront effectuées sur les véhicules. Pour ce faire, c’est-à-dire garder le contrôle de son parc, la meilleure façon est d’établir un tableau de bord avec des indicateurs pertinents et clés dans la gestion de flotte automobile. S’agissant du pilotage, la personne dédiée à la gestion de la flotte automobile a pour mission d’être aux commandes du parc de véhicules de son entreprise. Cela lui impose, pour garantir une utilisation optimale, de bien garder un œil sur les véhicules et les flux de mouvement. Du côté de la maîtrise, il s’agit non seulement de cerner toutes  les informations de son parc mais également et surtout, d’en maîtriser les coûts. Un gestionnaire de flotte est, avant tout, une personne qui doit limiter les dépenses et de mener des actions pour réduire les coûts liés. Cela dit, il faut être en mesure de tout maîtriser, les véhicules, l’environnement dans lequel ils opèrent, les coûts, etc.

Gérer efficacement, comment y procéder ?

Un vrai chef d’orchestre, tel est le gestionnaire d’une flotte automobile vis-à-vis des véhicules et de leurs utilisateurs. Il faut savoir à ce propos que désigner une personne à cette mission relève d’un enjeu stratégique pour l’entreprise, notamment quand le nombre de véhicules du parc est relativement grand. Cette personne est censée inévitablement disposer des qualités d’organisation et de rigueur car ce métier nécessite de prendre en charge de multiples tâches et dans divers domaines. Parmi les tâches du gestionnaire figurent, entre autres, la conception d’une Car Policy, la gestion de l’intégration et de la sortie des véhicules, le contrôle et l’optimisation des dépenses, ainsi que la veille sur les contrats arrivant à échéance, les maintenances et les procédures administratives.

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Dans certains cas, la gestion de flotte automobile implique, pour l’acquisition des véhicules, de faire appel à des loueurs. Ainsi, la commande doit être bien préparée, notamment concernant le choix des véhicules qui remplissent les conditions de l’entreprise quant aux critères et au budget alloué. La Car policy est donc un document référence pour le gestionnaire qui lui fixe les modèles disponibles à la commande pour les collaborateurs et les règles d’utilisation.

Par ailleurs, le gestionnaire a intérêt à échanger et à collaborer avec des professionnels tels que des loueurs, des assureurs, des prestataires d’entretien et de maintenance, des pétroliers, des autoroutiers, etc. Il faut bien donc s’entourer des bons fournisseurs et entretenir des relations sur le long terme, cela facilite les négociations des contrats avec ceux-ci.

En outre, il s’avère important de suivre les indicateurs représentatifs d’un parc automobile en se constituant un tableau de bord. Les principaux indicateurs à ne surtout pas négliger sont la TVS (Taxe sur Véhicules de Société), le TCO (Total Cost Ownership ou coût total de possession) ou le PRK (Prix de Revient Kilométrique). Afin de ne pas engendrer des coûts supplémentaires et de trouver les conditions de contrat les plus adaptées à l’utilisation de chaque collaborateur, il est également primordial de surveiller la loi de roulage pour chacun de ses véhicules.

Pour ce faire, il est fortement recommandé au gestionnaire de s’équiper d’un outil dédié à la gestion de flotte automobile qui, surtout avec des flottes importantes, semble indispensable. Ces logiciels permettent de centraliser toutes les données relatives à sa flotte dans un outil unique et d’avoir une vision globale de ses véhicules. L’intégration automatique des données fournisseurs et des services internes est un moyen efficace pour le gestionnaire pour gagner en efficacité et en temps, analyser les données, déterminer un plan d’action, et optimiser ainsi les coûts.

Quels challenges pour les gestionnaires de flottes ?

Effectivement, le poste de gestionnaire de flotte automobile est en constante évolution et nécessite une certaine polyvalence, une capacité d’adaptation et une réactivité particulières. De ce fait, la personne dédiée à cette mission doit faire face à plusieurs défis. Du choix des véhicules à la prévention des risques, passant par l’optimisation des coûts, les enjeux sont de taille et de tout poil.

En fait, pour optimiser les coûts et l’utilisation de sa flotte, le gestionnaire doit choisir des véhicules adaptés aux déplacements de ses collaborateurs, ce qui nécessite une préparation préalable de la Car policy, appelée également politique automobile d’entreprise et qui fait l’objet d’un document qui trace toutes les règles d’utilisation, les droits et obligations des collaborateurs bénéficiant de ces véhicules.

Concernant le choix des véhicules, le défi est à ne pas négliger. Car oui, ce choix ne se limite pas à la marque ou au modèle, mais englobe également l’énergie qui contribue considérablement à l’optimisation des coûts. En effet, il est important d’analyser l’utilisation d’un véhicule par un collaborateur et les types de trajets qui seront parcourus pour lui attribuer un véhicule adapté. Par exemple, un véhicule diesel est mieux adapté pour les longs trajets et est estimé comme rentable à partir de 20 000 kilomètres parcourus par an en moyenne, et ce car la consommation en carburant est inférieure à celle de l’essence (de 15% environ). Par contre, le coût de l’assurance est légèrement plus élevé que celui d’un véhicule essence. C’est au gestionnaire alors de trouver l’équilibre parfait, ou presque, entre tous ces paramètres.

Un autre point crucial est bel et bien les opérations de maintenance, qui font partie intégrante du cycle de vie d’un véhicule. Le contrôle technique, le remplacement des pneus, la réparation, etc. sont toutes des dépenses susceptibles de faire augmenter le coût d’un véhicule. Afin d’éviter cela, l’entretien général d’un véhicule doit être réalisé selon un carnet d’entretien bien précis et à intervalle régulier. En effet, suivre de près ces opérations de maintenance, programmées ou non, est alors essentiel pour le gestionnaire, qui est censé anticiper et contrôler toutes les opérations réalisées sur chaque véhicule. Cela lui permettra d’établir son budget prévisionnel de dépenses et ainsi disposer d’une vision projetée des dépenses pour agir et les optimiser.

Sur un autre volet, la prévention des risques reste un pilier de la gestion de la flotte automobile. En effet, en conduisant un véhicule, transgresser les règles ou ne pas adopter l’attitude adéquate représente un danger potentiel.  Là-dessus, le gestionnaire a pour mission de sensibiliser les collaborateurs disposant d’un véhicule de fonction à ces risques routiers, et ce à travers l’organisation de campagnes de sensibilisation à la sécurité routière ou de formations alliant pratique et théorie.

In fine, le gestionnaire est appelé à se former et à s’informer en permanence vu l’évolution continue du monde de l’automobile et de tout ce qui est en relation avec son poste. Donc, il devra être doté principalement de connaissances et compétences dans l’automobile, la finance, la comptabilité, les ressources humaines, l’informatique, la communication et bien d’autres encore. Pour ce faire, il est essentiel pour le gestionnaire de flotte automobile de s’informer régulièrement sur l’environnement dans lequel il évolue et de se former aux nouvelles technologies et méthodes de gestion, à la transition énergétique, etc.