Qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel ou d’un voyage d’affaires, étant donné que le collaborateur se déplace pour le compte de l’entreprise, c’est à l’employeur de payer les différentes charges telles que les frais de déplacements, d’hébergement, les notes de frais, etc. Souvent confondus à tort, et en dépit de toutes les convergences qui existent entre eux, le déplacement professionnel et le voyages d’affaires ne signifient pas exactement la même chose. Pour plus de précision, le premier est tout simplement un déplacement effectué dans un cadre professionnel, à titre d’exemple un journaliste qui se déplace pour une couverture médiatique d’un quelconque événement, il s’agit bel et bien d’un déplacement effectué dans le cadre de ses tâches professionnelles. Quant au second, c’est-à-dire le voyage d’affaires, il est employé pour les non avertis en tant que synonyme de déplacement professionnel, mais pour les plus intimes, on ne parle de voyage d’affaires que lorsque le déplacement professionnel dure plusieurs jours.
Les 3 étapes d’un déplacement professionnel
Planification : Comme tout travail bien structuré, la planification vient en tête de liste des préparatifs et constitue la première étape à effectuer avant de se lancer dans un déplacement professionnel. Il convient durant cette étape de se poser les bonnes questions notamment sur la durée de déplacement, les opportunités qu’il pourrait générer, surtout celles relatives à d’éventuelles rencontres avec d’autres clients ou partenaires, ainsi que sur le moyen de transport utilisé, et là il faudrait faire le choix entre véhicule de service, voiture de fonction ou un moyen de transport public comme le train ou l’avion, et ce en fonction des bénéfices et de la pertinence de chaque moyen. Évidemment, et dans la majorité des déplacements professionnels de tous les jours, cette première étape de planification va se faire assez naturellement. Toutefois, et quand il s’agit d’un voyage d’affaires à l’international par exemple, avec différentes escales dans plusieurs pays, la planification devient plus laborieuse et nécessite alors une réflexion plus minutieuse.
Il convient de rappeler que l’élaboration d’un ordre de mission est souvent un préalable au déplacement d’un collaborateur et fait le plus souvent partie de l’étape de planification. Ce document, élaboré en amont du déplacement professionnel, permettra aux deux parties, à savoir l’entreprise et le collaborateur de prévoir, ne serait-ce qu’approximativement, toutes les dépenses qui seront engagées durant le voyage.
Réservation : Une fois le pas de la planification franchi, donc le collaborateur concerné par le voyage est au courant de presque tous les détails relatifs au déplacement qu’il sera amené à effectuer, il sera en mesure de s’intéresser à la deuxième étape qui consiste en la réservation des différentes étapes de son déplacement. Naturellement, cette étape dépendra de l’organisation de chaque collaborateur mais, généralement, le premier réflexe est de procéder à la réservation des moyens de transport (train, avion, voiture, etc.) ou encore les nuits d’hôtel.
S’agissant de la réservation, les manières de l’effectuer sont différentes d’une entreprise à une autre, chacune selon ses processus. Certaines organisations disposent de services dédiés à la réservation tels qu’un service voyage ou un travel manager. Encore, la réservation peut aussi être effectuée par une agence de voyage entreprise qui travaille avec la société. De plus, il existe une autre solution, le self-booking, qui permet aux collaborateurs de réserver directement leurs différentes étapes, ceci peut être fait via un outil mis à disposition par l’entreprise ou alors sur des portails et sites publics.
Suivi et reporting : Un déplacement professionnel réussi est un déplacement dont le retour sur investissement a été bien pensé. Il s’avère donc essentiel de voir combien ce déplacement a coûté à l’entreprise et ce qu’il lui a apporté et de même remettre en question la nécessité de la présence physique à une époque où le télétravail s’est largement répandu. Bien entendu, la fréquence du suivi et du reporting change en fonction de la politique de chaque entreprise, il y en a même celles qui l’exigent comme travail ponctuel et très récurrent afin d’optimiser les dépenses et d’en avoir une meilleure vue, surtout si l’on prend en considération le fait que le voyage professionnel se classe toujours, selon de nombreuses études, parmi le top 5 des plus grosses dépenses d’une entreprise.
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