Qu’on se mette d’accord sur une chose : l’onboarding n’est point moins important que le recrutement. Car oui, les entreprises ont tendance aujourd’hui à donner de plus d’importance au processus de recrutement qu’à celui d’intégration. On privilégie de concentrer tous les efforts à trouver cette perle rare, mais on oublie de veiller à ce qu’elle soit bien intégrée au sein de l’équipe.
En fait, le passage du statut de candidat à celui de salarié est sensible et nécessite une attention bien particulière de la part des managers et RH. Témoignent de cette sensibilité les diverses démissions et départs précipités qui ont lieu après quelques mois de travail et qui signifient, dans la majorité cas, une intégration à plusieurs failles. Toute nouvelle recrue est dans le besoin de se familiariser avec son environnement de travail, ses collègues et ses tâches. Donc, négliger ce besoin fondamental serait une erreur stratégique. Voici nos 5 conseils pour optimiser l’opération d’onboarding :
- Penser à l’intégration au même moment qu’au recrutement
Il serait plus judicieux, afin de réussir son processus d’onboarding, d’y penser au même moment où le besoin en recrutement est formalisé. Autrement dit, toute entreprise est censée, une fois qu’elle décide de recruter, de penser aux meilleurs manières pour intégrer cette nouvelle recrue, et ce échangeant avec les managers quant à l’accueil qui sera réservé au collaborateur, notamment la journée d’intégration au sein de l’équipe, les programmes spécifiques de formation, les rencontres avec ses futurs interlocuteurs, entre autres. Bien qu’ils aient l’air simples, ces premiers contacts avec la personne en tant que nouveau salarié au sein de l’entreprise peuvent être décisifs quant à son parcours parmi vos équipes.
Là aussi, le digital a son propre mot à dire et des outils existent pour vous aider dans l’élaboration du processus d’onboarding, notamment pour automatiser certaines tâches, comme le NPS collaborateur pour suivre la satisfaction des nouveaux recrutés, des solutions complètes d’onboarding qui vous guide pas à pas et qui peuvent aussi intégrer une partie gamification dans le processus, ou encore un SIRH interfacé avec votre ATS pour fluidifier les aspects administratifs et automatiser les échanges avec le nouveau collaborateur.
- Entre recrutement et arrivée, il faut toujours communiquer !
Certes l’entreprise, en plein processus de recrutement, accorde toute son attention à son futur collaborateur, et ce en organisant des entretiens, en préparant son contrat ou encore en aménageant son lieu de travail. Toutefois, une fois le recrutement finalisé, l’attention commence à se disperser et la communication à décroitre. Cela peut constituer un risque pour l’entreprise qui, en soi-disant négligeant sa nouvelle recrue, surtout si la période entre recrutement définitif et arrivée est plus moins longue, de voir son nouveau collaborateur partir ailleurs car tout simplement il s’est senti délaissé.
Cela dit, il serait essentiel de garder le lien avec le candidat en cours d’arrivée chez vous, comme c’était le cas tout au long du processus de recrutement. Plusieurs façons pour le faire : appels téléphoniques, mails d’information sur l’actualité de votre entreprise ou encore invitation à vous suivre sur les réseaux sociaux professionnels, et le tour est joué !
- Ne surtout pas rater le premier jour
La première journée de quelconque nouvelle recrue au sein de toute entreprise est une phase très décisive dans le processus d’onboarding qui, comme précité, est à son tour décisif dans la carrière du nouveau collaborateur au sein de l’organisation. Cela dit, et afin d’optimiser cette première rencontre et de l’effectuer dans les meilleures conditions, il serait préférable que le manager du nouveau collaborateur, ses collègues mais aussi le responsable RH s’étant occupé de son recrutement soient tous présents dans la mesure du possible, et ce afin de monter au nouveau collaborateur que son arrivée est importante aux yeux des différents acteurs avec lesquels il sera amené à travailler.
Lors de cette première journée, il est recommandé de présenter de manière générale la société au salarié et de valider tous les aspects administratifs liés à son intégration. Ensuite, le manager organise un entretien d’intégration où il présente à la nouvelle recrue les aspects qui nécessitent un approfondissement, notamment les missions exactes du poste et les attentes qui y sont associées. Cela sera suivi d’une visite des locaux, notamment l’espace de travail, la salle de pause, la cafétéria, etc.
- Période d’essai : l’occasion pour un suivi en continu
Tout nouveau collaborateur a besoin d’un accompagnement pertinent afin de se sentir rapidement à l’aise et d’assurer au plus vite les missions qui lui sont confiées. Pour ce faire, il est efficace d’organiser des rendez-vous réguliers, toutes les semaines, voire toutes les quinzaines, et ce tout au long de la période d’essai. Cette régularité vous permettra d’observer de près le rythme d’intégration de votre nouvelle recrue, ses points forts et ses points d’amélioration. Outre cela, elle vous évitera un départ prématuré dû à un sentiment d’abandon chez le collaborateur qui, ayant du mal à trouver ses repères au sein de l’entreprise, finit par la quitter.
- Le mentoring : c’est indispensable !
Un mentor ou un coach peut aider le nouveau collaborateur à s’acclimater à son nouvel environnement de travail et à apprendre les bonnes pratiques. Le mentor ou le coach doit être une personne expérimentée dans l’entreprise qui peut aider le nouvel employé à comprendre la culture et les valeurs de l’entreprise, ses objectifs et son positionnement vis-à-vis de la concurrence. Contrairement au responsable hiérarchique, le mentor ou tuteur sera en charge des aspects de socialisation du salarié, lui présentant les éléments plus pratiques de la vie en entreprise tels que les adresses à retenir (où se restaurer, lieux où les salariés se retrouvent après le travail, clubs de sports à proximité, etc.).
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