Le dossier d’employé suit, comme son nom l’indique, une nouvelle recrue depuis le jour où son intégration à la structure est actée, jusqu’à plusieurs années après son départ. Il est donc vital que son contenu soit optimisé au maximum et ne comprenne que les données nécessaires.
L’Ordre des conseillers en ressources humaines français a constitué un aide-mémoire dans ce sens, comprenant quelques conseils et astuces pour avoir un dossier bien concis et efficace. Il est donc recommandé d’y inclure une section embauche, qui comprend ses données personnelles, une copie de son contrat et de sa fiche de poste, les résultats des tests médicaux effectués à l’embauche, ses documents de candidature classiques et son plan d’intégration. Y figurent également une section rémunération, son parcours académique, des informations relatives à sa santé et à sa sécurité, ses dossiers disciplinaires et les documents relatifs à la fin de l’emploi.
Cependant, tout n’est pas à inclure dans le dossier d’employé. Les résultats d’entretiens relatifs à une enquête sur le climat de travail ne doivent pas figurer dans les dossiers d’employés, mais doivent être joints au dossier relatif à la mission de l’enquêteur. Il en va de même pour les enquêtes disciplinaires ; il est fortement déconseillé d’inclure les témoignages des salariés dans le dossier d’employé. Seul le document relatif à la mesure disciplinaire doit être versé au dossier d’employé de la personne touchée par cette mesure.
Enfin, il est nécessaire de conserver dans un endroit sécurisé et à accès restreint le dossier d’employé jusqu’à trois ans après son départ, ou selon la durée fixée par la loi en vigueur.
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