Comment éviter de tomber dans “la surcharge collaborative” ?

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Si collaborer est, dans le monde du travail, un terme à portée positive, et même très positive, la collaboration comporte également des risques d’excès pouvant fortement nuire au rendement et au bien-être des employés. On parle alors de surcharge collaborative.

Mais la surcharge de collaboration, qu’est-ce que c’est ?

La surcharge collaborative est issue d’une collaboration qui, soit devient suffocante pour les employés (totalement ou en partie), soit affecte négativement la productivité, par exemple quand on ne sait plus qui fait quoi ou qui devrait faire quoi. Plusieurs facteurs sont incriminés : abondance des réunions inutiles, trop d’outils numériques, envoi excessif d’e-mail (un e-mail, il faut le plus souvent y répondre…), ou encore la sollicitation exagérée des collègues sur des points les concernant, et donc ne concernant pas le travail du salarié sollicité. 

Le salarié ne sait plus où donner de la tête

Quand il y a surcharge de collaboration, l’employé est cerné de tous côtés par des obligations de communication, des tâches professionnelles, des décisions à prendre, des planifications à faire, des questions concernant les cours des process qui, sans cette surcharge collaborative, ne se seraient même pas posées.

Sans oublier que cette surcharge, quand elle ne concerne que l’aspect d’aide et de soutien à ses collaborateurs, touche le plus souvent certains salariés bien précis : les plus efficaces. Ainsi les sollicite-on tout le temps, et ce, dans les entreprises qui optent pour cette culture de collaboration sans fixation de limite. Et cela fait, bien entendu, qu’ils ne sont plus aussi performants qu’ils devraient l’être, et, dans le pire des cas, cela peut même se traduire par des burn-out. Nous parlions, pour rappel, des employés les plus efficaces. 

Les tâches collaboratives deviennent un travail en soi, pouvant occuper jusqu’à 80% du temps, et éloignant l’individu de ce qu’il devrait –et pourrait- réellement faire. Cela alors que les excès pourraient être aisément évités. Comment faire alors pour allier collaboration et bon esprit au sein de l’entreprise sans que cela ne puisse devenir nocif ? 

Tout est bien sûr une question d’équilibre, de compréhension de ces choses de la part de tous les salariés et… d’outils. Et puisque l’équilibre et les explications de ce qu’est la surcharge collaborative incombent aux managers, parlons des outils :

N’importe quel outil de collaboration fera l’affaire ?

Choisir un outil de collaboration n’est pas simple. Ces derniers ne se valent pas et certains, au lieu d’améliorer efficacité, productivité et souplesse dans l’organisation du travail, peuvent engendrer frustration, malentendus, confusion, et bien sûr surcharge de collaboration. 

Les courriels par exemple peuvent céder la place à des outils collaboratifs qui permettent un meilleur accès à l’information ainsi qu’une bonne productivité. Slack en est un bon, mais il y en a d’autres. Il suffit de se renseigner pour choisir ce qui convient le mieux à l’entreprise (et surtout aux employés). Pour la gestion des tâches, des outils existent également, comme Asana, qui permet ainsi, entre autres, à tout un chacun de définir quelle personne est chargée de quelle tâche ou partie de tâche. Des outils, il en existe pour ainsi dire pour tout. Il suffit d’identifier ce qui aiderait, puis de chercher tous les outils disponibles, et ensuite s’en remettre aux avis des utilisateurs, ou aux conseils de personnes spécialisées. C’est d’ailleurs la chose à savoir : des outils, il y en a une quasi-infinité. Des outils de centralisation de fichiers, de données et d’informations existent aussi, par exemple, et permettent d’éviter que les uns distraient les autres pour savoir où se trouve ce fichier-ci ou cette information-là (Tettra est un bon exemple de ce genre d’outils de travail). Le tout est donc de bien définir ce qui provoque la surcharge collaborative et de chercher un outil approprié pour y mettre un terme.

Le terme collaboration doit signifier –exclusivement- collaboration positive et productive. Car la collaboration excessive n’est que négative et nuit au rendement de l’entreprise. Et avec une bonne communication, et des outils appropriés, toute entreprise peut prétendre à cette alliance entre productivité, collaboration et bien-être de ses salariés. Et de leurs performances.

Bien sûr, pour conclure, et bien que cela soit quelque peu hors de propos, cette capacité de trouver des outils pour tout ne concerne pas que l’aspect collaboration dans une entreprise. Le domaine des Ressources humaines est plutôt bien loti en matière d’outils proposés (car c’est un domaine rentable, « très client ») et il dispose d’un intérêt certain auprès des grandes entreprises de la création de la tech’ ainsi que des startups de ce même milieu. Qui cherche, trouve !