Entretiens trimestriels : Préparez votre campagne en 3 étapes

Visant principalement l’identification des axes de développement pour accroître la performance des collaborateurs et le renforcement de l’alignement managers-collaborateurs, certaines entreprises se fixent des objectifs trimestriels et privilégient donc un accompagnement durable tout au long de l’année, et ce à travers la programmation d’entretiens trimestriels. Afin de réussir le pas et d’en tirer les bénéfices envisagés, une bonne préparation s’avère primordiale en respectant les 3 étapes suivantes :

Mobiliser préalablement les managers et les collaborateurs

La première étape consiste en la communication sur les bénéfices de l’entretien trimestriel. En fait, et pour une entreprise qui envisage d’aiguiller ses entretiens vers un rythme trimestriel, il serait important d’informer managers et collaborateurs quant à la raison de ce switch et surtout à ses avantages. Dans le cas où une campagne d’entretiens trimestriels serait pilotée par une équipe RH, il n’en reste pas moins que les managers doivent aussi mettre la main à la pâte et contribuer à sa réussite. En vue d’embarquer tous les managers dans cette aventure, il est nécessaire de communiquer sur la haute valeur ajoutée de l’entretien trimestriel. Cette communication doit inclure également les collaborateurs qui, dans certains cas, verront peut-être l’entretien trimestriel comme une perte de temps. Bien communiquer sur les bénéfices de cet exercice permettra de dissiper tous les doutes et donc d’en profiter pleinement.

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En outre, il ne faut pas oublier de co-construire la trame de ces entretiens avec les collaborateurs. Cela peut se faire en créant des groupes de travail, impliquant des managers et des collaborateurs, qui élaboreront ensemble la trame de l’entretien trimestriel. Cette méthode est aussi une bonne opportunité pour instaurer au sein de l’entreprise  une culture de la collaboration et de trouver des ambassadeurs en interne qui diffuseront la bonne parole auprès de leurs collègues.

Formation des managers à ce nouveau rythme d’entretiens

Faire passer un entretien trimestriel n’est pas forcément une tâche aisée pour tous les managers, surtout pour des profils juniors, et encore moins pour des managers, même expérimentés, mais non habitués à ce type d’entretiens. Afin de former les managers à cet exercice, il est possible de mettre en place des ateliers et/ou communiquer en interne pour expliquer certains points, à savoir les objectifs de l’entretien trimestriel, notamment faire le point sur l’avancée des objectifs, les réalisations en cours ainsi que les attentes et les difficultés des collaborateurs.

Lors d’une campagne d’entretiens trimestriels, le rôle des managers consiste principalement en le recueil du feedback à travers la création des échanges constructifs avec les collaborateurs, l’accompagnement et le développement du potentiel des N-1, et la diffusion des informations importantes à l’équipe RH. Du côté des managers, ils doivent, avant chaque entretien, bien examiner les objectifs de performance et les responsabilités professionnelles des collaborateurs, lire les commentaires et/ou l’historique des réunions afin d’identifier les réussites des collaborateurs, leurs points forts et faibles, préparer les questions et définir les grandes lignes de l’entretien, et enfin formaliser les feedbacks et feedforwards.

La digitalisation de la campagne d’entretiens trimestriels

Une fois que les idées deviennent plus claires quant à la manière dont sera menée la campagne d’entretiens trimestriels, il serait temps de choisir le bon outil. Si l’entreprise n’a pas encore de SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines), ce serait le meilleur moment pour s’y intéresser. Les SIRH proposent des outils de création de formulaires pour l’ensemble des rendez-vous RH. Ces outils, axés sur le management de la performance, proposent des solutions de création de formulaires qui permettent de créer une trame d’entretiens personnalisée et sur-mesure, correspondant ainsi à la culture managériale de l’entreprise.

De surcroît, et en digitalisant les entretiens, il serait plus facile de centraliser toutes les données issues de ces échanges primordiaux, notamment les demandes de formation, d’évolution, de mobilité interne, etc. Cela fera l’objet d’une base essentielle pour construire un plan de développement des compétences et permettra aussi de mettre à jour les missions des collaborateurs, de connaître les principaux points forts et les principales difficultés rencontrée.