Dans sa démarche de définition de l’emploi en se basant sur les compétences, l’entreprise doit assurer un accompagnement aux collaborateurs pour espérer sortir avec un dictionnaire de compétences riche et dynamiques. Le but est de doter les collaborateurs des outils nécessaires pour donner le bon nom à la bonne compétence, pour savoir la décliner en sous-compétence et pour les relier entre elles.
En ce qui concerne le nommage, il faut expliquer au collaborateur que lister les compétences ne relève pas de l’auto-évaluation. Il n’est donc pas nécessaire de parler de « rigueur » ou de « discipline ». Il leur est également demandé de privilégier les mots sur les phrases, et être le plus concis possible. Vient ensuite la granularité ; une compétence très large mérite d’être découpée en sous-compétences pour ne pas perdre son sens. Le contraire est également valable : deux compétences qui se rapprochent peuvent être regroupées dans une même compétence. Ne pas hésiter également à suivre une arborescence et à créer des catégories pour chaque liste de compétences pour mieux s’y retrouver. La création de verticalités facilite également la transversalité et l’échange de compétences entre définitions de l’emploi. On peut par exemple lister les compétences sous forme de « familles », et mettre en avant celles qui reviennent plus d’une fois. Enfin, il est important de donner plus de liberté au collaborateur dans l’indication de la compétence : l’ajout du niveau de maitrise, de l’ancienneté et des certifications est toujours un plus.
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