Selon un rapport, 84 % des personnes interrogées affirment que la communication virtuelle est plus difficile que la communication en personne, tandis que près de 90 % des équipes en ligne incluent généralement au moins deux cultures. Cela signifie que la tâche principale des chefs d’équipe virtuels est de permettre une communication ininterrompue et sans effort.
Mais ce n’est qu’un aspect du processus, alors allons-y une étape à la fois et découvrons huit conseils pour vous aider à gérer une équipe virtuelle très performante.
- Donnez à vos employés le bon équipement
Les collaborateurs en ligne ont besoin d’un équipement fiable et de haute qualité, car c’est le seul moyen de maintenir un flux de travail fluide et ininterrompu. En tant que directeur ou manager, vous ne pouvez pas négliger cet aspect et vous attendre à ce que les employés obtiennent eux-mêmes la meilleure technologie.
Au contraire, vous devez fournir aux employés les derniers logiciels ultra-rapides et sûrs à utiliser. Chaque membre de l’équipe virtuelle doit disposer d’au moins deux appareils pouvant être utilisés de manière interchangeable : ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, tablettes, smartphones.
- L’établissement d’objectifs est fondamental
Le premier conseil est plutôt technique, mais le second est fondamental en termes de performances. À savoir, vous devez réfléchir attentivement à vos objectifs commerciaux et déterminer les bons objectifs et livrables pour chaque membre de l’équipe virtuelle. Ce qui compte vraiment ici, c’est d’être très clair sur vos demandes et de définir des indicateurs de performance clefs mesurables. Par exemple, un service de rédaction d’articles en ligne fixera des objectifs pour chaque auteur et déterminera des paramètres tels que le nombre de mots et les délais.
- Déléguez correctement les tâches
La microgestion ne fonctionne pas dans l’environnement en ligne, vous devrez donc apprendre à déléguer correctement les tâches. Chaque membre de l’équipe numérique doit connaître ses responsabilités et se concentrer sur un seul projet à un moment donné. Voici comment vous pouvez déléguer des tâches professionnelles à votre équipe :
– Divisez les grands projets en plus petits segments de travail et distribuez-les à vos employés. Ainsi, chaque collaborateur se concentrera sur une tâche très précise et progressera rapidement.
– Créez un programme de travail qui n’est ni trop serré ni trop lâche. Vos attentes doivent être ambitieuses mais réalistes.
- Utilisez plusieurs canaux de communication
Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, l’expérience nous a appris que plusieurs canaux de communication peuvent contribuer à une plus grande efficacité des équipes virtuelles. Comment venir? Il s’avère que chaque plate-forme de communication sert un objectif différent et représente une extension naturelle de certaines parties du travail. Par exemple, le courrier électronique est idéal pour la communication officielle avec des messages strictement déterminés et des livrables clairs. D’un autre côté, le chat en direct est beaucoup plus pratique pour les échanges d’informations quotidiens, tandis que la vidéoconférence convient aux discussions complexes qui nécessitent des explications et des élaborations approfondies.
- Organisez régulièrement des réunions en ligne
Le fait que vous ne puissiez pas rencontrer des collègues en personne ne signifie pas que vous ne devriez pas organiser de réunions en ligne. C’est le cœur du travail virtuel, nous vous encourageons donc à planifier régulièrement des réunions et à discuter des sujets les plus importants avec vos collègues. Le rythme de communication dépend des besoins de votre équipe, mais nous pouvons vous donner un exemple pratique : les rédacteurs d’essais se réunissent tous les lundis matin pour parler de leurs plans hebdomadaires, mais ils se réunissent également le vendredi après-midi pour faire un bref résumé des réalisations hebdomadaires.
- Tirez parti des outils de gestion de projet
Les moyens traditionnels de communication en ligne sont toujours utiles, mais vous pouvez augmenter la productivité des employés avec des outils de gestion de projet. Si vous n’en utilisez pas déjà, nous pouvons souligner quelques options qui se sont avérées utiles pour les équipes virtuelles :
– Slack rassemble plusieurs canaux de communication
– Trello vous offre une flexibilité incroyable en termes de communication, de planification et de suivi
– Jira rend le suivi de projet simple et transparent
- Reconnaissez les réalisations et récompensez les meilleurs
Si vous voulez que les personnes les plus talentueuses restent longtemps dans votre équipe, vous feriez mieux de reconnaître leurs réalisations et de récompenser les plus performants. Contrairement aux équipes commerciales traditionnelles, les collègues virtuels n’ont pas la possibilité de se rencontrer en personne, d’échanger des louanges et de célébrer des victoires professionnelles.
- Gardez à l’esprit l’équilibre vie-travail
Vous n’avez pas besoin d’être un manager de haut niveau pour comprendre que votre équipe virtuelle a besoin de repos de temps en temps. Une enquête montre que le débranchement après les heures de travail est le plus gros problème pour 40 % des employés qui travaillent dans un environnement virtuel.
Votre travail consiste à vous assurer que chaque membre de l’équipe virtuelle dispose de suffisamment de temps pour se remettre de ses tâches quotidiennes. Ne les appelez pas après le travail et ne vous attendez pas à ce qu’ils ouvrent et répondent aux messages de fin de soirée. Cela les gardera frais et énergisés à long terme, vous n’aurez donc pas à vous soucier de leurs performances de si tôt.
Les équipes virtuelles sont très spécifiques car elles s’appuient sur des canaux de communication alternatifs et ne peuvent pas compter sur les interactions traditionnelles en face à face. Dans de telles circonstances, les managers doivent être prudents et tout planifier d’une manière qui convient au nouveau modèle d’entreprise.
