Pour toute entreprise dont l’activité professionnelle exige fréquemment des déplacements, les notes de frais est une pratique qui relève de l’habituel. Les collaborateurs, après avoir effectué leurs déplacements, rédigent une note de frais, que les responsables doivent classer, lire, traiter, etc. Un long processus et un sacré effort mental pour le service comptabilité, RH ou encore pour le chef d’entreprise dans les petites structures.
De nos jours, le concept de carte carburant entreprise semble avoir pris la relève et représente désormais l’option privilégiée des entreprises pour gérer les déplacements des collaborateurs, surtout au niveau du carburant. Plus pratique et économique, cette carte fonctionne comme une carte bancaire classique, et facilite la tâche aussi bien pour l’entreprise que pour le collaborateur. En fait, la carte carburant se définit comme un outil permettant de mieux gérer le poste carburant, elle est offerte aux collaborateurs afin de payer leurs frais d’essence lors de leurs déplacements professionnels. Cela concerne les collaborateurs qui utilisent un véhicule de fonction ou de service, ainsi que ceux qui se servent de leurs voitures personnelles pour les déplacements qui s’inscrivent dans le cadre de leurs missions professionnelles.
S’agissant des types de ces cartes carburant, ils varient entre prépayées et post-payées. Pour le premier type, l’entreprise crédite un montant en amont. Dès qu’il est atteint, la carte essence n’est plus valide. Quant au deuxième type, le collaborateur reçoit une facture mensuelle faisant état de la consommation réelle. D’autres typologies sont à souligner : les cartes mono-enseigne ou les cartes multi-enseignes. Les premières sont valables uniquement chez un seul distributeur (voire chez leurs partenaires), tandis que les secondes couvrent un réseau beaucoup plus étendu. Encore, les cartes à puces, fonctionnant à l’aide d’un code PIN, ou les cartes magnétiques, à faire glisser dans le lecteur du terminal. Outre les frais liés au carburant, les cartes essence, selon leurs fonctionnalités, prennent en charge d’autres dépenses relatives à la flotte automobile telles que la recharge des voitures électriques, l’entretien (la vidange par exemple), les parkings, les péages, le dépannage, etc.
Par ailleurs, le fonctionnement de la carte carburant, qui s’utilise comme une carte de paiement classique, s’avère simple et beaucoup plus pratique. Concrètement, lorsque le collaborateur se rend à la station essence, il lui suffit soit de saisir un code PIN (comme avec une carte bancaire), soit de la faire directement glisser dans le terminal de paiement s’il s’agit d’une carte magnétique. En règle, et afin de surveiller de près leur utilisation, un numéro conducteur et/ou d’identification du véhicule sont associés à ces dispositifs. Quant aux règles à respecter, il convient de préciser que l’usage de la carte essence est limité aux jours de travail de l’entreprise (du lundi au samedi très souvent). Généralement, les entreprises mettent en place des mesures destinées à interdire leur utilisation en dehors de ce cadre.
Carte carburant entreprise : les 3 grands avantages
Tout d’abord, la carte carburant permet une gestion plus simple des frais. Car oui, avant cette révolution, les collaborateurs étaient amenés à avancer l’argent en payant eux-mêmes les frais de carburant. De ce fait, le service comptabilité, ou encore RH, se retrouvait régulièrement submergé par tout un tas de notes de frais à traiter et des remboursements à effectuer. La tâche est encore plus ardue si l’entreprise dispose d’un large parc automobile. Donc, avec ce précieux sésame, fini les processus de remboursement, les démarches administratives et les heures perdues.
Ensuite, cette solution donne plus de confort au collaborateur. En fait, l’ancienne méthode représente également une lourde charge mentale, et des fois financière pour le collaborateur qui doit alors prendre soin d’établir à chaque fois des notes de frais, de conserver scrupuleusement tous les justificatifs et de prendre en charge les frais de carburant avant d’être remboursé.
In fine, ces cartes entraînent un meilleur contrôle des dépenses, notamment quand il s’agit d’abus aux notes de frais de la part de certains collaborateurs fraudeurs, ce qui n’est pas toujours aisé de détecter. En fait, et avec toute la palette de restrictions programmables, notamment les plafonds de paiement, la limitation des jours d’utilisation, la zone géographique prédéfinie, etc. l’entreprise maîtrise bien tous les aspects relatifs à l’utilisation de la carte carburant. Il convient de préciser à ce propos que certaines sociétés proposent même un système d’alerte en cas de dépassement, ce qui donne lieu à des sanctions, allant parfois jusqu’au licenciement, en cas d’un usage abusif.
