Mais en quoi un logiciel de gestion de la formation peut-il être collaboratif ? Au-delà de la prise en charge automatisée et sécurisée des tâches administratives, il offre la possibilité d’améliorer l’efficacité sur de nombreux aspects. Sa force réside dans sa capacité à être un espace de travail numérique accessible partout et par tous, en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD). Son plein potentiel est atteint lorsqu’il intègre également les prestataires et les utilisateurs internes ou externes, devenant ainsi un véritable facilitateur de communication entre tous les acteurs. Plusieurs exemples illustrent son utilité.
L’agrégation et la mise à jour d’un catalogue unique sont l’un des avantages du TMS. Il rassemble toutes les offres des organismes de formation partenaires de l’entreprise, créant ainsi un catalogue unique que le responsable de la formation peut personnaliser en fonction des spécificités internes : sélection de programmes par métier ou fonction, autorisation aux responsables hiérarchiques et/ou aux collaborateurs de s’inscrire directement à une session, etc. De plus, lorsque le prestataire met à jour son offre, il lui suffit de renseigner les modifications sur la plateforme. Celle-ci se charge automatiquement et en temps réel de mettre à jour le catalogue. En impliquant les principaux acteurs de l’écosystème, le TMS rend également la démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) plus performante et réactive. Il offre en effet une vision complète sur de nombreux critères tels que l’établissement d’un parcours de formation, la gestion des plans de formation prévisionnels, la prise en charge logistique, la standardisation des processus d’inscription, de suivi et d’évaluation, etc. Cela permet d’obtenir des enseignements en temps réel sur les axes d’amélioration.
La plateforme collaborative joue un double rôle de place de marché et de gestion administrative. Les avantages de cet outil sont multiples. En tant que point centralisant les informations, les documents et les données, la plateforme collaborative agit comme une véritable place de marché et de gestion de toutes les thématiques liées à la formation. Cela facilite l’administration, permet une vue à 360 degrés des besoins, une visualisation graphique des données et une vision globale des priorités de développement des compétences. Le TMS permet également de s’assurer que le plan de développement des compétences respecte le calendrier de déploiement. De plus, il équilibre les coûts entre les différents acteurs de la formation présents. Pour les achats de formation entre entreprises disposant de peu de pouvoir de négociation en raison de leurs volumes relativement modestes, la mutualisation est un avantage majeur, permettant de réduire la charge budgétaire sans compromettre la qualité du service.
Pour exploiter pleinement l’outil, le responsable de la formation peut établir des rapports qualitatifs qui serviront à alimenter les critères d’évaluation de la performance des actions. Par exemple, il peut déterminer quel format pédagogique ou quel programme convient le mieux à une population spécifique, ou encore quel cursus donne les meilleurs résultats en termes de transfert des acquis. Cela renforce la dimension “créatrice de valeur” des missions du responsable de la formation.
En résumé, les solutions digitales collaboratives pour la gestion de la formation offrent de nombreux avantages. Elles simplifient les processus administratifs, favorisent la communication entre les acteurs, centralisent les informations et permettent une visualisation claire des besoins et des priorités. Les TMS facilitent également la gestion des coûts et fournissent des indicateurs en temps réel pour évaluer la performance des actions de formation. En mettant en place des pratiques gagnantes telles que la création d’un catalogue unique, la décentralisation de la collecte des besoins en formation, l’arbitrage et le déclenchement en ligne du plan de développement des compétences, l’automatisation et la collaboration des processus de gestion, ainsi que le pilotage en ligne de l’activité de formation, les responsables des ressources humaines peuvent tirer pleinement parti des avantages offerts par les solutions digitales collaboratives.
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