Note de frais : Les 4 grands défis à relever en 2023

L’erreur est humaine, mais il faut s’en méfier 

Quand il est question de notes de frais, ce n’est pas du tout rare de constater que des erreurs ont été commises. Si parfois, cela est intentionnellement fait de la part des collaborateurs et il s’agit donc d’abus, dans d’autres cas, la mauvaise gestion et la méconnaissance des règles en la matière sont à l’origine de ces erreurs.

En effet, et afin d’être remboursé par l’entreprise, tout collaborateur est tenu d’apporter un justificatif pour toutes les dépenses qui ont eu lieu lors du déplacement professionnel. Dans le cas de déplacements fréquents par exemple, il peut arriver que la personne en question perde son justificatif, ce qui donne le droit à l’entreprise de ne pas lui rembourser sa note de frais. Et même si l’entreprise décide malgré tout de le faire, elle ne pourra justifier cette dépense auprès de sa comptabilité et ne pourra donc pas récupérer la TVA. Une situation pénalisante à double titre pour l’entreprise. D’autres dérèglements peuvent également se manifester là-dessus tels que les justificatifs incomplets ou encore le dépassement de la limite d’exonération de charges sociales.

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Ces erreurs, intentionnelles soient-elles ou non, peuvent entraîner de lourdes conséquences que l’entreprise devrait subir, notamment une perte de temps, un allongement des délais de remboursement, une incompréhension des collaborateurs ou même un redressement fiscal.

Financièrement, c’est lourd pour l’entreprise

Abstraction faite de l’erreur humaine, l’entreprise est tout le temps confrontée à un autre défi de taille : les fraudes aux frais professionnels. Ces mauvaises pratiques sont bien diversifiées et prennent diverses formes telles que la comptabilisation des dépenses personnelles, les frais arrondis, etc., elles sont également difficiles à repérer car elles peuvent provenir de sources différentes : les règles de prise en charge non assimilées par les collaborateurs, notamment en raison d’un manque de pédagogie de l’employeur, une volonté délibérée de frauder, le collaborateur pouvant estimer que cela ne porte pas préjudice à l’entreprise, ou encore un sentiment d’impunité, principalement si le contrôle assuré par la comptabilité est perfectible ou inexistant.

Réglementation, c’est à revoir ?   

Au Maroc, l’article 57-1 du CGI (Code Général des Impôts) stipule que les indemnités destinées à couvrir des frais engagés dans l’exercice de la fonction ou de l’emploi, dans la mesure où elles sont justifiées, qu’elles soient remboursées sur états ou attribuées forfaitairement. Toutefois, cette exonération n’est pas applicable en ce qui concerne les titulaires de revenus salariaux bénéficiant de la déduction des frais inhérents à la fonction ou à l’emploi. La circulaire 717 précise que lesdites indemnités doivent avoir comme contrepartie des frais directement engendrés par l’exercice de la profession du salarié. De ce fait, leur octroi doit prendre en considération le fait qu’elles se rattachent directement à l’exercice des fonctions qui sont dévolues à l’intéressé.

Cela dit, beaucoup de problèmes se posent là-dessus car l’employeur peut opter pour le remboursement au forfait ou le remboursement au réel, ce qui peut créer un certain déséquilibre financier pour les deux parties. En plus, le remboursement des frais peut être obligatoire ou facultatif : abonnement aux transports publics, usage du véhicule personnel, repas, etc. Ce sont des frais dont les règles de prise en charge divergent, pouvant occasionner des tensions au sein de l’entreprise. Sans oublier les grandes disparités de frais présentés par les salariés, notamment les frais de restauration, de déplacement ou encore d’hébergement, qui disposent chacun de leur propre cadre réglementaire. Celui-ci est susceptible d’être repensé.

 À l’ère du télétravail, c’est plus compliqué !

Le télétravail continue à grands pas son expansion partout dans le monde, et ce depuis le début de la crise sanitaire relative au Covid-19. Ce nouveau mode de travail semble intensifier davantage les difficultés liées à la gestion de la note de frais. D’un côté, et contrairement à ce qu’il paraît, les frais professionnels à rembourser (matériel de bureau, mobilier, factures énergétiques, etc.) sont plus lourds, le traitement est plus long, notamment en raison des difficultés à fournir les justificatifs à distance, le risque d’erreurs devient plus important à cause d’une difficulté à échanger avec la comptabilité et le sentiment d’impunité est renforcé, amenant certains collaborateurs à frauder plus que d’habitude.