Préparer en amont son projet
Cela implique naturellement une analyse méticuleuse des besoins, de l’environnement technique et des différentes ressources disponibles au sein de l‘entreprise, une définition des projets potentiels et des objectifs à atteindre pour chacun, une appréciation des connaissances de ses collaborateurs, notamment en matière de nouvelles technologies et un recensement des éventuelles réticences face au changement afin de mieux les appréhender et rassurer les réfractaires. Outre cela, il faut bien élaborer un calendrier prévisionnel reprenant toutes les phases de réalisation du projet et penser à des rencontres avec les acteurs potentiels au sein de l’entreprise, notamment le service informatique, RH, formateurs, etc.
Bien choisir ses méthodes
Plusieurs points sont à prendre en considération afin de déterminer quelle méthode correspond le mieux à l’entreprise. D’abord, c’est la durée de formation, car plus l’apprentissage demandera du temps sur la durée, plus il sera pertinent de s’orienter vers une formation de type asynchrone ou un mix synchrone/asynchrone. Ensuite, il faut s’intéresser au nombre d’entités physiques et à la distance géographique : si les collaborateurs sont dispersés sur différentes zones géographiquement très éloignées, il sera évident que la formation digitale sera le meilleur choix, et un fort argument pour convaincre la direction par exemple. Après, et pour le troisième point, on cite les objectifs en termes de compétences à développer car les apprentissages techniques peuvent facilement être appréhendés via une méthode asynchrone, les connaissances de base pouvant être de différents niveaux et chacun évoluant à son rythme.
Par ailleurs, il ne faut pas négliger le type de contenu : une formation dont les items évoluent rapidement sera plus facile à gérer en mode synchrone, chacun ayant les infos en temps réel. Concrètement, il serait compliqué de délivrer des informations susceptibles d’évoluer d’un jour à l’autre en mode asynchrone où chacun se connecte en fonction de son emploi du temps. Il ne faut pas non plus passer à côté des personnalités des collaborateurs : les personnes déjà à l’aise avec l’outil informatique réagiraient différemment de celles pour qui le digital, c’est du nouveau.
Un plan d’action à élaborer
Le plan d’action est un document crucial pour la mise en place d’une formation en e-learning au sein d’une entreprise. Il fait l’objet d’une synthèse du projet et en reprenant tous les éléments : besoins, choix de la méthode, environnement technique, technologique et humain, projets retenus, types de contenus envisagés, avantages à terme et, bien évidemment, coûts et retours sur investissement que cela va induire.
Rédaction du contenu et répartition des tâches
Des choix très diversifiés sont disponibles aujourd’hui pour rédiger et délivrer le contenu des formations, notamment des livres blancs, présentations PowerPoint, mise à disposition d’articles et autres textes, visioconférences, cours en ligne, etc. Ces outils permettront avant tout d’éviter de noyer les collaborateurs sous un flot de contenus et de ce fait, ils sont censés être simples, précis, efficaces et ludiques.
Par ailleurs, tout collaborateur ou formateur doit avoir une idée assez claire sur les tâches qui lui sont confiées, et ainsi, il est censé avoir suffisamment de maîtrise dans son domaine afin de mener à bien sa mission. Dans ce sens, les formateurs veilleront notamment à respecter la démarche pédagogique mise en place, le rythme d’apprentissage de chacun, favoriser les interactions et différents feedbacks. Là, on parle plus de coachs que de formateurs classiques.
Des coûts à bien mesurer
Pour tout projet, quelle que soit sa nature, il est essentiel de prendre en considération le paramètre financier, que ce soit à travers l’évaluation des coûts ou des bénéfices. Dans le cas d’une démarche de formation digitale, il s’avère plus ou moins facile de quantifier les investissements et les coûts de la mise en place d’une telle stratégie, toutefois, avoir une vision bien claire sur les bénéfices n’est pas vraiment chose évidente. En effet, si certains retours sur investissement sont faciles à quantifier (frais de déplacement, équipements, entretiens, rémunération des formateurs, etc.), d’autres le sont difficilement (amélioration de l’ambiance de travail, meilleure communication, élargissement des possibilités en matière d’amélioration des compétences, etc.).
