Pour tout type de voyage, la réservation est un élément indispensable et les voyages professionnels n’en font pas exception. L’entreprise, sur ce point, peut recourir à l’utilisation de plateformes de réservation automatisées pour les voyages d’affaires, de cette manière, l’ensemble du processus de vérification des horaires de voyages d’affaires et tout ce qui s’y rapporte sera plus pratique et simplifié. Ces plateformes sont en mesure de contrôler le budget dépensé, trier par département pour un rapport plus complet, résumer les dépenses sur une seule facture mensuelle, supprimer le remboursement des collaborateurs car toutes les dépenses seront effectuées par le biais des cartes de crédit de l’entreprise. De plus, il est également possible, grâce à ses outils, de savoir exactement qui sont les collaborateurs qui voyagent, de surveiller les voyageurs et d’être prévenu si jamais ils se trouvent dans des zones où il y a eu une catastrophe naturelle ou une autre urgence.
Par ailleurs, il est fortement recommandé d’automatiser la travel policy car, le plus souvent, une liste chargée de règles est susceptible d’ennuyer le voyageur, mais l’utilisation d’une plateforme automatisée pour réserver des voyages simplifiera ce problème. En mettant en place des règles automatisées, les voyageurs ne pourront réserver que selon les conditions préalablement établies. De toute façon, et même avec l’utilisation d’une plateforme, ce n’est qu’avec l’approbation du gestionnaire de voyages, ou de toute autre personne, que le voyageur pourra effectuer sa réservation. Dans le même contexte, cette plateforme doit être facile à comprendre et à utiliser pour éviter que les voyageurs ne perdent du temps à effectuer des réservations, sinon ils ne l’utiliseront pas. Des archives pratiques et complètes sur les lieux et les prix peuvent être proposées avec une interface conviviale. Les collaborateurs de nouvelles générations sont tout le temps connectés, il faut en profiter.
De surcroît, il serait préférable de concevoir sa PVE tout en restant flexible. En effet, bon nombre de collaborateurs, si jamais ils choisissent un paramètre à rajouter à leurs déplacements professionnels, ce serait sans doute la flexibilité. Liberté de choisir leur prestataire de voyage favori, de réserver en dehors de l’agence de voyage/de l’outil de réservation proposé par l’entreprise, possibilité de pouvoir prolonger leur séjour professionnel pour loisirs… ce sont toutes des pratiques qui permettront aux collaborateurs de se sentir acteurs de leurs déplacements et donc de devenir plus performants.
Sur un autre volet, les auto-réservations, c’est-à-dire les réservations effectuées directement par le voyageur, sont pratiques pour tous les services. Pour l’administration, il n’est plus nécessaire de gérer les demandes de chaque voyageur car ils peuvent se rendre directement sur la plateforme de réservation. Quant aux voyageurs, ils auront désormais la possibilité de réserver de manière indépendante, tout en respectant la Travel policy établie.
Cela dit, bien appliquer sa politique de voyage n’est pas tout le temps une tâche facile. Souvent, les collaborateurs en déplacement choisissent de se permettre le luxe et de réserver des chambres plus chères par commodité ou de réserver sur des sites Web populaires plutôt que par l’intermédiaire d’une agence pour économiser de l’argent. Les problèmes de mise en œuvre de la politique en matière de voyages peuvent être dus à un certain nombre de raisons, telles qu’une politique en matière de voyages dépassée, un manque de communication entre les départements ou des difficultés à effectuer des réservations via la plateforme. Là, il est très important de repérer qui réserve en dehors de la politique de voyage pour comprendre si le problème vient de la Travel policy ou des collaborateurs. En effectuant un suivi, il serait possible de déterminer si le problème est lié à des dépenses supplémentaires mais nécessaires telles que les réservations de dernière minute ou le stockage des bagages pendant les événements, ou à des dépenses moins nécessaires, comme le choix d’un hébergement dans des hôtels plus luxueux.
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