Entre collaborateur et entreprise, les droits et les devoirs ne se limitent pas aux locaux et le cas des déplacements professionnels est l’exemple flagrant du caractère délocalisé de ces deux notions. Autrement dit, et même en dehors des locaux de l’entreprise, le Code du travail ou encore le contrat cosigné par les deux parties demeure en vigueur et veille à ce que les droits et les obligations soient respectés. Temps de travail, politique interne, dépenses… voilà tout ce qu’il faut savoir pour rester conformes à la réglementation.
Frais de déplacement, élément indispensable
Comme tout le monde le sait, les frais de déplacement sont des dépenses réalisées par les collaborateurs ou même les dirigeants dans le cadre de leur activité professionnelle qui doivent être remboursées par l’employeur, bien évidemment si ces dépenses respectent bien les règles en vigueur. Dans ce sens, il convient de rappeler que le trajet domicile-lieu de travail n’est, généralement, pas intégré dans les frais professionnels remboursables.
En effet, le Code du travail oblige les employeurs de rembourser les frais de déplacements s’ils sont justifiés. Ainsi, tout montant, minuscule soit-il ou énorme, dépensé par le collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur, doit lui être remboursé sans qu’il puisse être imputé sur sa rémunération. Pour ce faire, il existe deux possibilités pour procéder au remboursement. La première consiste en un remboursement au réel, c’est-à-dire que les dépenses seront payées sur la base des sommes réellement dépensées par le collaborateur, et ce sur la base de justificatifs présentés par ce dernier. Quant à la deuxième possibilité, il s’agit d’un remboursement sous forme d’allocations forfaitaires, plus communément appelé le remboursement « au forfait » ou « au barème ». Dans ce cas, l’employeur verse un forfait fixe en fonction des dépenses prévues et aucun justificatif n’est alors requis et le collaborateur est libre de dépenser plus ou moins comme bon lui semble.
Politique interne de déplacement, c’est à respecter !
Toute entreprise dispose d’une politique interne, un document qui dresse la liste des règlements à suivre et à respecter, et qui édicte les grands principes auxquels tout collaborateur doit se conformer lors de toutes ces pratiques liées à son exercice au sein de ladite entreprise, y compris lors des déplacements professionnels bien évidemment. Dans ce sens, ce document inclut le processus de validation avant un départ (destination, budget, objectif, etc.), le choix des fournisseurs (hôtel, transport, etc.), un plafond à ne pas dépasser pour certaines dépenses, le processus de demande de remboursement, incluant la manière de procéder, la validation, les délais de traitement, entre autres.
Protéger ses collaborateurs en déplacement
Oui, toute entreprise est dans le devoir de savoir où se trouve son collaborateur et de veiller à ce qu’il soit en sécurité. Ainsi, l’entreprise est amenée à s’assurer que ses collaborateurs en déplacement soient bien au courant des risques potentiels, mais surtout qu’ils sachent comment réagir si un problème survient, c’est ce qu’on appelle le « duty of care ». Pour ce faire, un service doit être disponible en tout temps pour localiser et contacter le plus rapidement possible le collaborateur afin de le mettre en sécurité et de lui apporter toute l’assistance dont il peut avoir besoin, et ce en cas d’événements pouvant le mettre en danger, notamment des catastrophes naturelles, un accident, une attaque terroriste, etc.
Temps effectif de travail lors d’un déplacement
De par la loi, le temps effectif de travail est tout temps durant lequel le collaborateur est à la disposition de son employeur. De ce fait, et lors d’un déplacement professionnel, le temps passé pour se rendre de son lieu de travail à un autre lieu de travail constitue du temps de travail effectif.
Refus de se déplacer : Oui, à conditions
En principe, un collaborateur qui refuse un déplacement demandé par son employeur encourt des sanctions disciplinaires qui peuvent aller jusqu’au licenciement. Toutefois, quelques exceptions sont à prendre en considérations telles que des circonstances familiales exceptionnelles, l’exposition à des risques trop élevés ou encore des raisons médicales dûment justifiées.
