La mise en œuvre d’un processus complet d’intégration des nouveaux employés les aide à faire la transition vers leurs nouveaux rôles et à élargir leurs compétences en toute confiance. Cet article est un guide complet sur la formation d’intégration pour aider vos nouvelles recrues et votre entreprise à réussir à long terme.
Pourquoi les programmes de formation d’intégration des employés sont-ils importants ?
Un excellent programme d’intégration des employés avec un plan de formation peut aider votre entreprise à stimuler l’apprentissage et le développement des nouvelles expériences de recrutement, à atteindre les objectifs organisationnels et à améliorer les taux de rétention des employés. La formation et les processus d’intégration s’étendent sur les trois premiers mois, et pas seulement sur leur première semaine, car il faut un certain temps aux nouvelles recrues pour passer à leurs nouveaux rôles et être équipées des nouveaux processus, outils et de leurs équipes respectives.
Chaque programme d’intégration des employés aura ces objectifs communs :
- Préparez les nouveaux employés à être productifs dès le début de leur première journée de travail.
- Préparez les nouveaux employés aux rôles et responsabilités de leur poste.
- Familiarisez les nouvelles recrues avec la culture de l’entreprise, sa mission et ses réalisations essentielles.
- Aidez les nouveaux employés à comprendre les systèmes de bureau, les outils, les processus et les opérations du service pour accomplir leurs tâches d’employé
- Montrez aux nouveaux employés comment leur travail aura un impact direct sur les performances et les objectifs de l’organisation.
Quelles sont les 4 phases de l’intégration ?
Il est essentiel de comprendre les différentes phases du parcours d’intégration pour analyser à quelle étape une nouvelle recrue nécessite une formation. Un programme d’intégration des employés peut être préjudiciable aux attentes des nouveaux employés si la formation d’intégration est organisée trop tôt ou est retardée indéfiniment.
– Phase 1 : Pré – Intégration
La phase de pré-intégration aide les nouveaux employés à remplir tous les documents nécessaires sans tracas ni retards. Le processus de pré-intégration commence dès qu’un candidat signe la lettre d’offre et fait officiellement partie de l’entreprise. Selon la liste de contrôle d’intégration des employés, les entreprises avant-gardistes préparent à l’avance les documents, infographies ou vidéos nécessaires.
– Phase 2 : Accueil des nouveaux employés
La deuxième phase d’intégration est souvent consacrée à s’assurer que les nouvelles recrues sont à l’aise et s’adaptent bien. Les nouvelles recrues doivent s’intégrer au nouvel environnement et se familiariser avec les départements et les membres de l’équipe respectifs. C’est pourquoi il est nécessaire de leur donner une vue détaillée de vos objectifs et de votre structure organisationnelle. La plupart des nouvelles recrues seront ravies de commencer, il est donc préférable de garder les procédures et la paperasserie minimales et fluides.
– Phase 3 : Formation personnalisée d’intégration des employés de l’entreprise
La phase de formation est l’une des phases d’intégration essentielles qui détermine le succès des nouveaux employés dans leur carrière. Sans un programme de formation d’intégration standard intégré à la culture d’entreprise, vos nouvelles recrues seront laissées dans l’ignorance sans savoir ce qu’il faut pour prospérer. Un plan de formation bien rédigé permet aux nouveaux employés de se sentir les bienvenus en montrant que l’organisation a leurs meilleurs intérêts à l’esprit.
– Phase 4 : Intégration
La phase finale d’intégration définit la transition des nouveaux employés pour devenir des employés entièrement équipés. Les managers en ligne doivent définir des attentes claires pour leurs nouvelles recrues afin de savoir de quoi ils sont responsables en termes d’objectifs et de productivité pendant le parcours d’intégration. A partir de cette phase, des revues mensuelles ou trimestrielles sur l’évaluation des performances peuvent être menées pour reconnaître leurs efforts et leurs améliorations.
Avantages du cours de formation personnalisé pour les employés
Les stratégies de formation mises en place pour l’intégration des nouveaux employés parlent de votre culture d’entreprise. L’intégration générique donne des résultats insatisfaisants. Une option plus raisonnable consiste à investir dans des programmes de formation d’intégration personnalisés qui formulent des conseils appropriés aux nouvelles recrues avant le premier jour.
Un programme d’intégration personnalisé aidera les nouveaux employés à comprendre les approches de travail et à les assimiler aux schémas de travail.
– Efficacité accrue
Des programmes d’intégration efficaces améliorent l’efficacité et créent des relations de travail plus significatives. Grâce à une plateforme de formation sur mesure, les nouvelles recrues reçoivent des informations faciles à digérer et non accablantes. La formation d’intégration réduit le nombre de requêtes des nouveaux employés. Au lieu que des employés engagés prennent du temps sur leur journée de travail pour former de nouvelles recrues, un programme d’intégration leur propose une feuille de route claire à suivre.
– Engagement accru des employés
Les nouvelles recrues peuvent être équipées pour leur travail grâce à des programmes de formation d’intégration amusants et engageants. Maximiser l’engagement des employés grâce à la formation d’intégration ne concerne pas seulement le contenu des nouvelles recrues, mais la manière dont il est livré. Un modèle interactif de modalités de contenu peut aider à améliorer considérablement l’expérience d’intégration.
– Amélioration de la productivité du travail
La mission d’intégration est de rendre les employés productifs immédiatement avec leurs connaissances en matière de formation, d’améliorer la satisfaction des employés et de générer une rétention à long terme. Plus l’intégration est diluée, plus les processus seront coûteux. Une formation d’intégration personnalisée peut accélérer la productivité des responsables RH et des nouveaux employés en rationalisant la formation d’intégration en fonction de la culture de l’entreprise et des exigences du poste. L’intégration peut aider à réduire les taux de roulement, à améliorer la satisfaction au travail et à augmenter la productivité au travail.
– Formation personnalisée dirigée par un instructeur
Le programme d’intégration doit être spécifiquement conçu pour les besoins de votre entreprise et de vos employés. Différents types de contenu, tels que des présentations d’analyse de rentabilisation, peuvent aider à transmettre le message dans un format concis et à orienter le processus d’apprentissage et de développement. Avec une approche sur mesure alignée sur la description de poste, les employés sont plus susceptibles d’être productifs plus tôt, ce qui entraîne un taux de roulement plus faible et une culture d’entreprise plus solide.
Comment créer un programme d’intégration des employés ?
– Préparation de la tâche d’intégration
Une intégration efficace et bien exécutée des employés est essentielle pour que les entreprises obtiennent et conservent les meilleurs talents. Préparez les livrables de formation avec des manuels et des documents numériques pour les nouveaux employés afin d’accéder à toutes les informations dont ils auront besoin. Les équipes RH doivent s’assurer que les nouvelles recrues disposent d’informations de messagerie et de tous leurs systèmes de travail et détails d’accès aux logiciels.
– Coordination de différentes unités
Les programmes d’intégration des employés impliquent plusieurs unités pour plusieurs tâches liées au service dans le processus d’intégration. Le responsable du recrutement et la haute direction doivent bien jouer leur rôle pour répondre aux diverses exigences d’intégration. La dépendance inter-équipes met en valeur l’engagement et les capacités de travail d’équipe de l’entreprise envers la nouvelle recrue.
– Définition des objectifs organisationnels
Lorsque de nouveaux employés rejoignent une entreprise, ils doivent être informés de ce qui est attendu. Les nouveaux employés doivent se voir confier des objectifs et des responsabilités clairs et être au courant des politiques et procédures de l’entreprise. Fixez des objectifs quotidiens et mensuels pour votre nouvelle recrue qui sont atteignables pour les premières semaines. Des objectifs réalisables encourageront les nouveaux collaborateurs à effectuer et à fournir un travail significatif à mesure qu’ils s’adaptent à leur nouveau poste.
– Approche détaillée
Bien que les nouvelles recrues puissent être amenées à accélérer et à être productives pour commencer leur travail immédiatement, assurez-vous que votre processus d’intégration ne se termine pas trop rapidement. Il est essentiel d’avoir des contrôles réguliers pour s’assurer que la nouvelle recrue s’acclimate bien et est à l’aise au sein de votre entreprise. Lorsque les employés reçoivent des instructions détaillées sur les processus d’évaluation des performances, les objectifs et les données de rôle clés, vous pouvez préparer votre nouvel employé au succès.
Caractéristiques d’un programme d’intégration efficace
Un programme d’intégration efficace comporte de nombreux composants essentiels différents, mais certains éléments clés incluent la formation, les programmes de mentorat et les activités sociales. Il ne s’agit pas d’une activité ponctuelle, mais d’une série d’événements qui renforcent les compétences d’un nouvel employé pour faire partie de l’organisation. Par ailleurs, des activités spécifiques vous permettront d’accueillir de nouveaux collaborateurs.
Un processus de formation à l’intégration des employés permet aux nouvelles recrues de :
- Se familiariser avec le nouvel environnement de travail
- Apprendre et développer des compétences
- Établir un réseau au sein du département et des autres départements
Les essentiels de la formation personnalisée à l’intégration des employés
L’intégration des employés est l’une des étapes essentielles pour s’assurer qu’un nouvel employé est productif et à l’aise dans son nouveau rôle, aidant à éliminer les appréhensions et le moral bas que les nouveaux employés pourraient ressentir s’ils ne sont pas suffisamment soutenus dans leurs premiers jours. En règle générale, la formation d’intégration est dispensée pour diverses raisons, telles que l’obtention d’un aperçu des rôles professionnels, des politiques de l’entreprise, des procédures, des outils d’entreprise, etc.
– Liste de contrôle de la formation d’intégration des employés
L’intégration est l’une des étapes les plus critiques de l’intégration d’un nouvel employé dans votre entreprise. En créant et en suivant une liste de contrôle d’intégration, vous pouvez vous assurer que toutes les tâches nécessaires sont terminées et que le nouvel employé se sent bien accueilli et à l’aise de rejoindre votre équipe. Avoir un processus d’intégration bien organisé montre non seulement à votre nouvel employé que vous prenez son travail au sérieux, mais peut également faciliter sa transition et l’aider à atteindre des niveaux de productivité plus rapidement.
– Créer, réviser et mettre à jour la documentation de formation
- Créez un plan pour le premier jour, y compris toute formation, réunion ou activité d’intégration pertinente pour le poste du nouvel employé. Envoyez des manuels de formation et des instructions sur la configuration des comptes d’entreprise et bancaires. Envoyez par e-mail un document numérique du manuel de l’employé, afin que les nouvelles recrues puissent le lire et le reconnaître.
- Communiquez avec les gestionnaires directs des nouveaux employés et identifiez les procédures qui devraient être suivies au jour le jour. Cela peut également aider les nouveaux employés à comprendre et à apprécier le travail exécuté par d’autres départements et à améliorer la communication en milieu de travail.
- Identifiez les meilleures pratiques et la conception pédagogique appropriée pour la formation en ligne, la formation en classe et les questionnaires. Planifiez le calendrier des facultés qui doivent organiser la formation à des jours différents. Un seul formateur ne suffira pas à combler les lacunes de compétences dans la formation des nouvelles recrues. Il est donc toujours approprié de choisir plusieurs professionnels formés dans différents ensembles de compétences ou un mentor expérimenté pour la formation.
– Programme de formation
Le programme de formation commence par l’attribution des outils et des ressources nécessaires aux employés pour qu’ils apprennent les procédures et les pratiques de l’entreprise. Les nouvelles recrues doivent avoir des signatures d’autorité pour utiliser tous les outils et logiciels importants pour leur futur travail et à des fins d’apprentissage. Un modèle général est suivi par chaque entreprise qui est universelle dans chaque programme de formation en entreprise :
- Politiques de l’entreprise, aperçu et formation spécifique au rôle
Au cours de cette phase, les formateurs peuvent présenter l’histoire, les valeurs fondamentales et l’énoncé de mission de l’entreprise. Les instructeurs peuvent également éduquer les nouvelles recrues sur les études de cas de l’entreprise et les antécédents avec des réalisations cruciales, des objectifs futurs et des démonstrations de produits. La formation peut avoir une courte séance de questions et réponses à la fin pour plus de clarté sur les sujets abordés. Les formateurs peuvent expliquer les ordonnances du lieu de travail et les directives de l’entreprise en offrant des descriptions détaillées sur les données RH et de paie telles que le nombre et les types de congés proposés, les conditions de travail à distance, le processus d’évaluation des performances, etc.
- Définissez les tâches du nouvel employé
La formation spécifique au rôle est utile pour les nouvelles recrues avec des détails liés à leurs doutes sur les rôles professionnels et les objectifs commerciaux définis. Les questions fréquemment posées doivent être traitées avec des résolutions éprouvées.
Les nouvelles recrues doivent connaître les rôles des différents membres de l’équipe avec lesquels elles travailleront pour les contacter au bon moment. Les nouvelles recrues peuvent être programmées avec des sessions d’introduction avec les membres de l’équipe et des réunions individuelles avec les managers. Un collègue familiarisé avec les outils d’entreprise peut aider efficacement les nouveaux employés à répondre à leurs questions sur le lieu de travail et à d’autres doutes liés au travail.
- Mécanismes de rétroaction réguliers
La formation doit être suivie de près sous la forme d’un cours dispensé par un instructeur ou d’une session d’auto-apprentissage pour comprendre les progrès réalisés par la nouvelle recrue et ce qui serait nécessaire pour rendre le processus d’intégration plus efficace. Les sondages auprès des employés remplis à la fois par les nouvelles recrues et les employés actuels et les formateurs peuvent aider à comprendre l’impact réel de ces sessions de formation. Il est essentiel d’améliorer les expériences d’intégration des employés. Les entreprises peuvent mesurer l’efficacité de la formation de leurs programmes de formation d’intégration des employés en maintenant une communication cohérente avec les nouvelles recrues. Les systèmes de gestion de l’apprentissage ou d’autres plateformes numériques peuvent être utilisés pour surveiller des mesures telles que le contenu de la formation, les taux de réussite et les revers.
Des approches de formation positives sont essentielles pour améliorer l’engagement des apprenants. Les formateurs ne doivent pas prendre des exemples négatifs du passé et les imposer aux nouvelles recrues. Lorsque des commentaires sont demandés, les nouvelles recrues se sentent plus confiantes quant à leur place dans l’organisation. Il stimule la créativité, la confiance et une communication fluide. Les solutions de formation d’intégration doivent toujours être diversifiées et inclusives du point de vue des nouveaux employés et des formateurs.