Par définition, la politique de voyage d’entreprise (PVE) désigne l’ensemble des règles qui permettent à l’entreprise de gérer, contrôler et optimiser les dépenses des déplacements professionnels de ses collaborateurs. Englobant tous les aspects des déplacements des salariés de l’entreprise, depuis la validation du voyage jusqu’à l’hébergement, en passant par le mode de transport et l’ensemble des dépenses associées, ce document peut être personnalisé et exige, afin d’être élaboré de manière claire et sensée, un accord commun entre les différents départements d’une même entreprise. Au sein d’une quelconque organisation, le gestionnaire de voyages, ou la personne qui s’occupe exclusivement de l’organisation des voyages, la direction et les ressources humaines sont les principaux auteurs de la politique de voyage.
En fait, ce document s’avère nécessaire non seulement pour la bonne organisation et la réussite d’un voyage d’affaires, mais également pour la gestion des coûts de l’entreprise car, à travers la mise en place de certaines règles de coûts et d’organisation, l’entreprise peut relativement calculer le montant qui sera dépensé pour les voyages d’affaires. Donc, négliger l’importance d’une politique de voyage peut entraîner une considérable augmentation des coûts prédéterminés et donc un impact sur le budget de l’entreprise, ainsi qu’un ralentissement de toutes les pratiques liées aux voyages d’affaires.
Les types de règlements diffèrent d’une entreprise à l’autre en fonction de son lieu d’activité, de sa taille, de la fréquence des déplacements, etc. Toutefois, certains éléments sont presque partout présents, notamment la politique de voitures, qui s’occupe des trajets du voyageur jusqu’à l’aéroport, la politique de sécurité, qui s’occupe de la sécurité du voyageur et du lieu du voyage, la politique de remboursement, qui peut couvrir les voyages en taxi ou les repas, la politique du duty of care policy qui se réfère au devoir d’attention de l’employeur envers ses employés et la politique de la Travel Risk Management, qui s’occupe des risques auxquels les voyageurs pourraient être confrontés au cours du voyage.
Comment procéder pour élaborer une PVE ?
Avant tout, il est important que tout ce qui figure dans une PVE soit clair, explicite et efficace, car très souvent ces documents sont difficiles à comprendre, plus ou moins bureaucratiques et ne sont pas adaptés à l’usage numérique. Tout document de ce genre, soit une PVE, doit contenir les informations relatives au logement, les repas et le kilométrage doivent être faciles à comprendre et à retenir. La PVE doit également mettre l’accent sur les détails relatifs à la demande de réclamation des dépenses et à qui se référer en cas de problèmes qui doivent être clarifiés afin que personne n’ait de doutes sur la manière de procéder dans de telles situations.
Par ailleurs, ce document est censé également préciser, de façon non équivoque, tout ce qui concerne les dépenses imprévues ou exceptionnelles et la manière dont les repas collectifs (déjeuners avec des clients par exemple) seront gérés. Encore, les collaborateurs en déplacement doivent se sentir en sécurité, pour ce faire, l’inclusion d’une assurance voyage ou le remboursement des frais médicaux peut donc être un moyen de les mettre à l’aise.
De manière générale, une bonne politique de voyage est celle qu’on maintient à jour et constamment actualisée, qui contient tout ce dont les voyageurs ont besoin et doivent savoir, qui est claire pour ne pas se retrouver avec des imprévus et qui réduit le travail du service administratif. En effet, une politique de voyage claire et explicative permettra au voyageur de savoir ce qu’il doit faire lorsqu’il a besoin d’être remboursé, ce qui simplifiera le travail du service administratif.
Pour élaborer une PVE, il est nécessaire de bien s’occuper des détails et d’expliquer exactement la procédure à suivre pour soumettre des demandes de remboursement de frais, ce qu’il faut faire et ne pas faire en cas d’imprévu. Il est également conseillé de systématiser le contrôle des dépenses et d’avoir la possibilité de garder une trace de tout. Tout cela en rendant le voyageur heureux de voyager car son bien-être est également important pour faire du voyage une expérience enrichissante.
