Service RH : C’est à vous de gérer la flotte automobile !

Qu’elle en soit propriétaire ou locataire, l’ensemble des véhicules dont dispose une quelconque entreprise constitue sa flotte automobile. Y sont compris tous les véhicules équipés d’un moteur (voitures, poids lourds, motos, engins de chantier, VAE, etc.). Pour parler d’un parc automobile, l’entreprise doit en principe disposer de 10 véhicules au minimum. Ces derniers, comme tout bien au sein d’une entreprise, doivent être suivis, entretenus, tout simplement gérés. Cette fonction, soit la gestion de la flotte automobile, est généralement assurée, en fonction du nombre de véhicules en parc et de la stratégie de l’entreprise, par le département RH, un membre des équipes administratives ou financières, par une équipe dédiée ou, moins souvent, par une entreprise spécialisée.
En principe, la personne ou l’équipe en charge de la gestion de la flotte d’entreprise, le plus souvent appelée gestionnaire de flotte, est censée assurer toutes les fonctions relatives à la maintenance, l’entretien et l’utilisation des véhicules et ce, durant l’intégralité de leurs cycles de vie. Afin de mener à bien cette tâche, qui n’est surtout pas des moindres, le gestionnaire est censé faire preuve de plusieurs qualités, notamment une forte polyvalence, une capacité d’organisation et de réactivité et une certaine curiosité pour accompagner l’évolution du marché de l’automobile. Concrètement, gérer la flotte automobile c’est proposer aux collaborateurs de l’entreprise les véhicules adaptés à leurs trajets et besoins s’articulant sur trois axes majeurs. L’opérationnel tout d’abord, en proposant un choix approprié de modèles de véhicules et du volume nécessaire, en rédigeant la politique automobile et en assurant le suivi d’indicateurs de performance, entre autres. Ensuite vient l’aspect financier qui s’effectue à travers la gestion des contrats, le suivi des coûts, la conception d’une méthode de financement des véhicules, ou encore le choix et le pilotage des fournisseurs. S’agissant du troisième axe, il s’agit bien de la sécurité. Cela englobe la maintenance des véhicules, la gestion des infractions, la sensibilisation à la sécurité routière, la prévention des risques, etc.
Gestion de la flotte automobile : mission multidimensionnelle
Dans le cadre de la politique RH, conduire des véhicules appartenant à la société a de réelles implications, notamment sur la dimension juridique de la relation contractuelle collaborateur-entreprise. Sur ce point, les règles d’utilisation doivent ainsi être clairement discutées et préalablement annoncées avant la remise des clés. Il convient de préciser là-dessus que les enjeux sont différents si le véhicule est mis à disposition du collaborateur uniquement à titre professionnel et non nominatif et dans ce cas, le règlement intérieur de l’entreprise est la seule et unique référence pour mettre fin à quelconque contentieux. Néanmoins, et dans le cas où le véhicule est à disposition personnelle du collaborateur, les modalités, le cadre d’utilisation et les obligations du bénéficiaire sont définis dans le contrat de travail. Cela dit, mettre un collaborateur au volant d’un véhicule de société, c’est bel et bien un acte de travail.
En outre, les ressources humaines, au sein de quelconque société, sont responsables de la position de l’entreprise vis-à-vis des collaborateurs. En cas d’accident, d’infraction au code de la route ou même de retrait du permis, et avant de prendre quelconque mesure à l’égard du conducteur, l’entreprise demande des informations auprès du service RH. Cela dit, il s’avère donc nécessaire pour le RH de mener une réflexion sur les formations à proposer voire dispenser de manière obligatoire et régulière aux chauffeurs et bénéficiaires des véhicules sur les bonnes règles de circulation, dans une logique de responsabilité sociétale et environnementale.
Ce n’est pas tout. Car oui, la dimension marque employeur de la voiture d’entreprise est extrêmement importante. En fait, et pour l’image de l’entreprise, la flotte automobile et tout ce qui concerne la voiture de société est une variable d’importance dans la construction de la marque employeur. En principe, mobiliser, motiver, informer et intégrer le personnel font tous partie de la marque employeur. Évidemment, mettre à disposition de ses collaborateurs de beaux véhicules pour leur faciliter la tâche du déplacement apportera sa pierre à l’édifice de l’image de marque employeur, et par conséquent, bien gérer la dimension RH de la flotte automobile aidera à la fois à faire de bons recrutements et à fidéliser ses talents, donc les retenir.