[INTERVIEW] Abdelhafid El BOUANANI : « Le refus d’ouvrir une lettre recommandée électronique n’efface pas la trace de l’envoi »

La lettre recommandée électronique ne se résume pas à l’envoi d’un document par courrier électronique. Dans une procédure sensible, l’entreprise doit pouvoir démontrer que la notification a été adressée au bon destinataire, préciser la date et l’heure de l’opération et retracer la réaction du salarié.

La même exigence s’applique aux contrats dématérialisés. Plusieurs mois ou plusieurs années après leur signature, les parties doivent être en mesure de vérifier que le contenu n’a pas été modifié. Cette traçabilité repose notamment sur l’horodatage, les certificats électroniques, l’empreinte cryptographique et le fichier de preuve associé à la transaction.

La conservation soulève une autre difficulté. Les contrats et notifications contiennent des données personnelles et des informations confidentielles. Leur archivage doit préserver simultanément leur disponibilité, leur lisibilité, leur intégrité et la maîtrise des accès.

Dans cet entretien accordé à DRH.ma, Abdelhafid El Bouanani présente le fonctionnement de LRE Trust, les garanties revendiquées par la solution et les économies attendues du passage au numérique. Les appréciations juridiques, caractéristiques techniques et estimations chiffrées mentionnées dans ses réponses relèvent de ses déclarations.

Un salarié reçoit une lettre recommandée électronique concernant une mise à pied, mais refuse de l’ouvrir. Qu’est-ce que cela change pour l’employeur et quelles preuves peut-il présenter ?

Abdelhafid El Bouanani : La Lettre recommandée électronique, ou LRE, permet précisément de documenter ce type de situation. Elle est opérée par un prestataire de services de confiance marocain autorisé par la Direction générale de la sécurité des systèmes d’information, la DGSSI.

Avec un courrier papier, un salarié peut refuser la lettre ou ne pas aller la réclamer. Une contestation peut alors apparaître entre l’employeur, qui affirme avoir effectué l’envoi, et le destinataire, qui soutient ne pas l’avoir reçu.

La LRE permet de distinguer quatre situations. La première est la notification elle-même : les traces techniques établissent que le message a été envoyé vers l’adresse électronique ou le téléphone du destinataire. La deuxième correspond à l’ouverture du document, avec la production d’un accusé de réception. La troisième est le refus explicite, lorsqu’une personne sélectionne l’option prévue à cet effet. La quatrième est la non-réclamation, constatée lorsque le destinataire n’effectue aucune action pendant quinze jours.

Chaque événement produit un document comprenant la date et l’heure de l’opération, l’identifiant du destinataire et les éléments de traçabilité technique. Ces informations sont horodatées et protégées par des mécanismes cryptographiques destinés à empêcher leur modification.

En cas de contestation, l’entreprise peut ainsi présenter un dossier indiquant si la notification a été ouverte, refusée ou laissée sans réponse. Le refus d’ouverture n’efface donc pas les traces de l’envoi.

La portée de ces éléments reste appréciée par l’autorité compétente en fonction de la procédure concernée. L’intérêt du dispositif consiste à substituer des traces techniques à une opposition entre deux déclarations.

Sur quelles garanties juridiques et techniques repose LRE Trust ?

Abdelhafid El Bouanani : Notre activité s’inscrit dans le cadre juridique marocain applicable aux échanges électroniques, aux signatures et aux services de confiance. Nous nous référons notamment aux lois n° 53-05 et n° 43-20.

Une signature ne bénéficie pas des effets attendus du seul fait qu’elle est électronique. Le procédé doit permettre d’identifier les intervenants, de vérifier l’intégrité du document et de retracer les différentes étapes de la transaction.

Chaque opération réalisée sur LRE Trust est accompagnée d’un horodatage délivré par un tiers. La date et l’heure ne reposent donc pas uniquement sur les informations enregistrées par notre propre plateforme.

Le parcours conserve également les actions effectuées, les mécanismes d’authentification employés et l’état du document à chaque étape. Ces éléments peuvent être produits avec le contrat en cas de contestation.

LRE Trust intervient comme prestataire de services de confiance et assume les responsabilités associées à cette activité. Les infrastructures, les processus de signature et les dispositifs de sécurité doivent pouvoir faire l’objet de contrôles de conformité.

Nous prenons également comme référence les standards européens eIDAS et eIDAS 2.0 pour le chiffrement, la gestion des accès, la traçabilité et la protection des documents. Nos signatures sont conçues pour être vérifiées dans Adobe Acrobat au moyen de l’Adobe Approved Trust List, l’AATL.

Lorsque le document est ouvert, le lecteur PDF indique directement l’état de la signature. Cette vérification permet de constater si le fichier correspond toujours à celui couvert par le certificat.

Nous travaillons par ailleurs avec des ministères et des institutions marocaines. Ces collaborations impliquent des exigences élevées en matière de sécurité et de confidentialité. L’utilisation d’un outil numérique ne dispense toutefois jamais une entreprise de respecter les règles de fond, les formalités et les délais associés à chaque procédure.

Un salarié affirme que son contrat a été modifié après sa signature. Comment vérifier l’intégrité du document ?

Abdelhafid El Bouanani : Lorsqu’un document est signé, notre système calcule une empreinte cryptographique, également appelée « hash ». Cette empreinte correspond au contenu exact du fichier. La modification d’un élément, même limitée, entraîne la création d’une empreinte différente.

Un horodatage certifié par un tiers est ensuite associé au document. Il établit qu’à une date et à une heure précises, le fichier présentait un contenu déterminé.

La validation AATL apporte un premier niveau de contrôle accessible à l’utilisateur. Lorsque le contrat est ouvert dans Adobe Acrobat, le logiciel affiche l’état de la signature. Si le contenu a été modifié après la signature, le contrôle d’intégrité doit signaler que le fichier ne correspond plus au document initial.

Cette vérification est réalisée dans le lecteur PDF. Elle ne nécessite pas de scanner un QR Code afin d’accéder à une copie stockée sur un serveur externe.

Nous avons écarté cette méthode pour limiter les risques d’accès non autorisé. Une personne ayant temporairement accès à une version papier ou numérique pourrait scanner le code. Selon la configuration retenue, elle pourrait alors accéder à des informations auxquelles elle n’est pas censée avoir accès.

La consultation doit rester limitée aux signataires et à l’initiateur de la transaction. En dehors de ce périmètre, les données restent chiffrées.

LRE Trust génère également un fichier de preuve retraçant l’ensemble de l’opération. Il réunit les empreintes du document original et du document signé, les actions horodatées, l’identité déclarée des signataires, le moyen d’authentification utilisé, les autorités de certification intervenues et l’historique de la transaction.

Les adresses IP enregistrées et les informations relatives à la validation par code OTP figurent aussi dans ce dossier. En cas de litige, l’entreprise peut produire simultanément le contrat, le certificat, l’horodatage et le fichier de preuve.

Conserver uniquement une copie du PDF n’est donc pas suffisant. La capacité à démontrer l’intégrité du contrat repose sur l’ensemble du dossier probatoire constitué pendant la signature.

Quels gains de temps et quelles économies la dématérialisation peut-elle réellement produire ?

Abdelhafid El Bouanani : Une entreprise d’une centaine de salariés peut générer plusieurs milliers de documents par an entre les contrats, les avenants, les bulletins de paie, les notes de service et les notifications.

Avec le papier, chaque envoi suppose d’imprimer le document, de préparer l’enveloppe, de traiter l’expédition, de suivre sa distribution, de récupérer l’accusé de réception puis d’archiver les différentes pièces.

Le coût varie selon le nombre de documents, le service postal utilisé et la destination. Pour un volume important, les frais d’envoi représentent une charge significative. Il faut également comptabiliser le temps consacré à la préparation, au suivi et au classement.

Les archives physiques occupent de l’espace, peuvent se détériorer et restent parfois difficiles à consulter. Retrouver un contrat signé plusieurs années auparavant peut nécessiter l’examen de plusieurs dossiers. Dans un environnement numérique, une recherche par nom ou par référence permet d’accéder plus rapidement au document.

Pour une PME traitant un volume élevé, nous estimons que les économies peuvent atteindre entre 120 000 et 200 000 dirhams par an. Ce montant reste une estimation. Le résultat dépend du nombre réel d’envois, des tarifs appliqués, de l’organisation interne et du coût du traitement manuel.

La centralisation réduit aussi les demandes de duplicata et les recherches dans les archives. Elle permet de retrouver dans le même dossier le document, la date de notification et les justificatifs associés.

La signature par OTP, ou mot de passe à usage unique, vise à maintenir un parcours simple. Le salarié n’a pas besoin d’installer un logiciel, de posséder une clé physique ou de demander un certificat individuel.

L’entreprise prépare le document et l’adresse au destinataire. Celui-ci reçoit un SMS contenant un lien individuel et un code temporaire. Il consulte le contrat sur son téléphone, puis saisit le code pour confirmer son action. Le document est ensuite signé, horodaté et archivé.

Lorsque le salarié consulte immédiatement le message, ce parcours peut être effectué en quelques minutes. Une procédure papier peut prendre plusieurs jours lorsqu’elle nécessite une impression, une signature, une légalisation, une numérisation et un retour du document.

La dématérialisation facilite également le traitement des contrats lorsque la personne travaille à distance, se trouve en déplacement ou réside à l’étranger. Le parcours reste identique, sans acheminement physique.

Où les documents sont-ils hébergés et comment préservez-vous leur intégrité sur une longue durée ?

Abdelhafid El Bouanani : Nous utilisons une infrastructure cloud certifiée ISO 27001, répliquée sur au moins trois centres de données physiquement séparés. Si l’un des sites rencontre une panne ou un incident majeur, les autres copies doivent permettre de maintenir la disponibilité des documents.

La réplication ne suffit pas à garantir la confidentialité. Les données sont donc conservées sous une forme chiffrée. Elles ne doivent pas rester directement lisibles sur l’infrastructure de stockage.

Cette architecture vise à limiter les conséquences d’un accès frauduleux. Une personne parvenant à pénétrer dans le système ne doit pas pouvoir consulter le contenu des contrats sans disposer des éléments nécessaires à leur déchiffrement.

Nous travaillons également sur l’évolution des mécanismes cryptographiques afin d’anticiper les risques associés aux futures capacités de calcul, notamment celles de l’informatique quantique. L’objectif est de maintenir la protection des documents à mesure que les technologies progressent.

La conservation longue durée doit aussi garantir la lisibilité des fichiers. Lorsqu’un format risque de devenir obsolète, les documents peuvent être transférés vers un format destiné à l’archivage, comme le PDF/A. Cette migration doit préserver le contenu et les éléments de preuve.

Le système vérifie régulièrement les empreintes cryptographiques afin de détecter une éventuelle modification. Les certificats et les horodatages sont conservés avec le document pour permettre leur examen ultérieur.

Les accès sont également enregistrés. Les journaux peuvent indiquer la personne ayant consulté le fichier, la date de l’opération et les informations techniques disponibles. Ils sont eux-mêmes protégés contre les modifications.

En cas de contentieux plusieurs années après la signature, l’entreprise doit pouvoir récupérer le document dans son état d’origine, le fichier de preuve, les certificats, les horodatages et l’historique de la transaction.

LRE Trust dispose enfin d’une assurance de responsabilité civile professionnelle couvrant les responsabilités liées à son activité. Notre objectif est de préserver un dossier complet et vérifiable, plutôt qu’un fichier isolé conservé sur un ordinateur ou dans une messagerie.