[INTERVIEW] Digitalisation RH : comment transformer la gestion administrative en expérience collaborateur

Lorsque les processus RH reposent encore sur une multitude de fichiers, d’emails et de validations manuelles, la gestion administrative peut rapidement mobiliser une part importante du temps des équipes. À mesure que l’organisation se développe, les enjeux ne concernent plus uniquement le gain de temps, mais aussi la fiabilité des données, la coordination entre les différents acteurs et la qualité de l’expérience vécue par les collaborateurs.

La digitalisation permet justement de repenser ces processus en centralisant les informations et en automatisant certaines tâches répétitives. Sage, à travers des solutions comme Factorial, accompagne cette évolution en proposant un environnement permettant de structurer les principaux processus RH, de l’administration du personnel au développement des talents.

Dans cette interview, Dounia GHERMAOUI revient sur les difficultés rencontrées par les entreprises, les limites des outils traditionnels et la manière dont la technologie peut soutenir les équipes RH sans se substituer à la dimension humaine de leur fonction.

1)  À travers vos échanges avec les entreprises, quelles sont les difficultés RH qui reviennent le plus souvent aujourd’hui ?

Dounia GHERMAOUI : Les problématiques RH ont beaucoup évolué ces dernières années. Le recrutement reste un défi majeur dans de nombreux secteurs, tout comme la fidélisation des talents, le développement des compétences ou encore l’intégration progressive de l’intelligence artificielle dans les pratiques RH. Les entreprises sont également de plus en plus attentives à la qualité de vie au travail et à la santé mentale de leurs collaborateurs.

Pourtant, dans beaucoup d’organisations, les équipes RH consacrent encore une part trop importante de leur temps à des tâches administratives : gestion des documents, suivi des congés, validations, ressaisies d’informations, recherche de données dispersées dans plusieurs outils, … Un temps précieux qui pourrait être consacré à des missions nécessitant davantage d’expertise et à l’accompagnement des collaborateurs.

C’est là que la digitalisation prend tout son sens. Son objectif n’est pas de remplacer les RH, mais de les libérer des tâches à faible valeur ajoutée afin qu’elles puissent se concentrer sur des sujets plus stratégiques : attirer les talents, accompagner les managers, développer les compétences et améliorer l’expérience collaborateur.

C’est précisément dans cette logique que s’inscrivent des solutions comme Factorial, qui permettent de centraliser les processus RH, d’automatiser les tâches répétitives et de donner aux équipes davantage de temps pour accompagner les collaborateurs et répondre aux nouveaux enjeux de la fonction RH.

2) À quel moment les outils traditionnels comme les tableurs et les emails deviennent-ils un obstacle à la gestion des ressources humaines ?

Dounia GHERMAOUI : Les tableurs et les emails ne sont pas nécessairement des outils inadaptés. Ils peuvent répondre aux besoins d’une petite structure ou d’un fonctionnement simple. La difficulté apparaît lorsque l’entreprise grandit, que les équipes se multiplient et que les processus deviennent plus complexes.

À ce moment-là, une même information peut être saisie plusieurs fois, stockée dans différents fichiers ou circuler entre plusieurs interlocuteurs sans véritable visibilité sur sa fiabilité. Une demande de congé peut par exemple être envoyée par email, enregistrée dans un tableau, intégrée dans un planning puis transmise pour la préparation de la paie. Cette succession d’étapes augmente le risque d’erreur et mobilise du temps sur des tâches de coordination plutôt que sur l’accompagnement des collaborateurs.

Les premiers signaux sont souvent très concrets : multiplication des relances, difficulté à retrouver un document, manque de visibilité sur les effectifs, clôtures de paie sous tension ou dépendance à quelques personnes qui maîtrisent l’ensemble des fichiers. À ce stade, l’enjeu n’est plus seulement de gagner du temps mais de fiabiliser l’information et permettre aux équipes RH de travailler avec davantage de sérénité.

La réponse n’est donc pas nécessairement de multiplier les outils, mais de créer un environnement plus structuré, où l’information circule de manière fiable et où chaque acteur dispose du bon niveau d’accès.

3)  Comment automatiser les processus RH sans déshumaniser la relation avec les collaborateurs ?

Dounia GHERMAOUI : La réponse n’est donc pas nécessairement de multiplier les outils, mais de créer un environnement plus structuré, où l’information circule de manière fiable et où chaque acteur dispose du bon niveau d’accès.

Certaines tâches administratives, comme enregistrer une demande de congé, envoyer un rappel, collecter un document ou suivre une validation, peuvent être automatisées sans impact sur la qualité de la relation humaine. À l’inverse, accompagner une évolution professionnelle, gérer une situation individuelle complexe ou soutenir un collaborateur dans une période de changement nécessite une écoute et une intervention humaines.

Le véritable enjeu est donc de trouver le bon équilibre entre technologie et proximité. Lorsque les RH passent moins de temps sur des tâches répétitives, elles peuvent davantage se consacrer aux collaborateurs, aux managers et aux enjeux stratégiques de l’entreprise.

Un SIRH répond ainsi à cet enjeu en prenant en charge la partie administrative et en permettant aux équipes RH de consacrer davantage de temps à la relation collaborateur.

4)  L’autonomie des collaborateurs est-elle devenue un critère déterminant de l’expérience RH ?

Dounia GHERMAOUI : L’expérience collaborateur ne se construit pas uniquement autour des grands moments du parcours professionnel. Elle se joue aussi dans les interactions quotidiennes avec l’entreprise : accéder facilement à une information, effectuer une demande simplement, consulter ses documents, comprendre l’avancement d’une démarche, …

Les collaborateurs attendent aujourd’hui des outils simples et intuitifs, qui s’inscrivent naturellement dans leurs usages quotidiens. Ils souhaitent pouvoir trouver rapidement une information ou effectuer certaines démarches de manière autonome, sans devoir systématiquement solliciter leur manager ou les équipes RH.

Cette autonomie doit néanmoins rester encadrée. Elle ne signifie pas un fonctionnement sans règles : les processus doivent être clairement définis, les validations respectées et les managers comme les RH doivent conserver la visibilité nécessaire pour accompagner les équipes.

Les outils digitaux RH permettent justement de trouver cet équilibre en donnant davantage de fluidité aux collaborateurs tout en offrant aux RH et aux managers une meilleure visibilité sur les processus et les informations dont ils ont besoin.

5) Pourquoi l’onboarding reste-t-il un moment critique du parcours collaborateur ?

Dounia GHERMAOUI : L’onboarding est un moment clé de l’expérience collaborateur, car il donne au nouvel arrivant sa première perception concrète du fonctionnement de l’entreprise. Un matériel non disponible, des accès non créés ou encore des documents manquants peuvent rapidement créer un décalage entre la promesse employeur lors du recrutement et la réalité vécue à l’arrivée.

Ces difficultés ne sont généralement pas liées à un manque d’implication des équipes. Elles résultent plutôt d’un manque de coordination entre les différents acteurs impliqués : RH, managers, informatique ou services administratifs. Chacun intervient sur une partie du parcours, mais sans toujours disposer d’une vision complète de l’avancement.

Un onboarding efficace commence donc avant le premier jour. Il nécessite des processus clairs, des responsabilités définies et une bonne circulation de l’information entre les parties prenantes. Les démarches administratives peuvent ainsi être anticipées pour laisser davantage de place à l’intégration dans l’équipe, à la découverte de la culture et à la prise de poste.

Les solutions de digitalisation RH facilitent cette organisation en structurant les différentes étapes du parcours, en automatisant certaines actions et en donnant à chacun une meilleure visibilité sur les tâches à réaliser.

6) Comment les entreprises peuvent-elles mieux évaluer les performances et identifier les talents à développer ?

Dounia GHERMAOUI : L’évaluation de la performance ne peut plus se limiter à un rendez-vous annuel ou à une perception subjective du manager. Elle doit s’inscrire dans une démarche continue, avec des objectifs clairs, des critères partagés et des échanges réguliers entre managers et collaborateurs.

L’enjeu est également de disposer d’une vision plus complète des contributions de chacun. Certains résultats sont facilement mesurables, tandis que d’autres dimensions comme la coopération, la capacité à transmettre ses connaissances ou l’engagement dans les projets collectifs, nécessitent une analyse qualitative.

Les outils RH jouent un rôle important dans cette structuration. Les modules dédiés aux entretiens, aux objectifs ou aux feedbacks permettent de créer un cadre commun, de favoriser des échanges réguliers et de donner davantage de visibilité aux managers comme aux collaborateurs. L’objectif n’est pas de remplacer la conversation humaine mais, au contraire, de lui donner un meilleur cadre.

Certains de ces outils sont également enrichis par l’intelligence artificielle qui peut aider à synthétiser les retours, identifier des tendances ou encore faciliter l’analyse des informations disponibles. Elle reste toutefois un outil d’aide à la décision et ne remplace en aucun cas le jugement du manager ou la connaissance humaine des situations individuelles.

Cette combinaison entre processus structurés, données mieux exploitées et accompagnement humain permet aux entreprises de mieux identifier les besoins de développement, les opportunités de mobilité ou les compétences à renforcer.

7) Comment les données RH peuvent-elles améliorer les décisions des managers et de la direction ?

Dounia GHERMAOUI : Les entreprises disposent aujourd’hui d’un volume important de données RH. Mais le véritable enjeu n’est plus seulement de les collecter : c’est de pouvoir les exploiter pour prendre de meilleures décisions.

La première étape consiste à identifier les questions auxquelles l’entreprise souhaite répondre : comprendre l’évolution du turnover, anticiper les besoins en recrutement, analyser l’absentéisme ou mieux répartir les ressources entre les équipes.

Les données RH jouent également un rôle croissant dans le dialogue entre DRH et DAF. Les décisions liées aux effectifs, aux compétences, à l’organisation du travail ou aux investissements humains nécessitent une vision partagée. Des données fiables permettent ainsi de mieux relier les enjeux des RH aux enjeux économiques et de piloter l’entreprise avec une approche plus globale.

Pour être utile, la donnée doit toutefois être fiable, accessible et contextualisée. Un indicateur isolé ne suffit pas : il doit pouvoir être analysé selon les équipes, les métiers, les établissements ou les périodes afin d’en comprendre les causes.

Un SIRH contribue ainsi à cette démarche en centralisant les informations clés et en facilitant leur analyse. Il permet aux RH et aux managers de consacrer moins de temps à rechercher ou consolider des données, et davantage de temps à interpréter les tendances et à agir.

8) Quels critères permettent aujourd’hui d’identifier une solution RH réellement adaptée aux besoins d’une entreprise ?

Dounia GHERMAOUI : Le premier critère d’une solution RH n’est pas le nombre de fonctionnalités proposées, mais sa capacité à répondre aux enjeux de l’entreprise tout en étant réellement adoptée par ses utilisateurs. Un outil peut être très complet mais perdre de sa valeur s’il est trop complexe ou s’il ne s’intègre pas dans les usages quotidiens des RH, des managers et des collaborateurs.

Une solution efficace doit également permettre de centraliser les informations et de connecter les différents processus RH. Les données RH, les documents, les absences, les temps de travail, le développement des compétences ou encore les reportings doivent pouvoir fonctionner ensemble plutôt que de rester isolés dans différents outils.

Enfin, le choix d’une solution RH doit s’inscrire dans la durée : l’entreprise évolue, ses besoins changent, et la solution doit pouvoir accompagner cette croissance grâce à une expérience utilisateur simple, des évolutions régulières et un accompagnement adapté.

C’est dans cette logique que s’inscrit Factorial, avec une plateforme RH centralisée qui couvre les principales étapes du cycle de vie du collaborateur, de l’administration RH au développement des talents. L’objectif est de donner aux équipes RH, aux managers et aux collaborateurs un environnement commun, simple à utiliser, qui facilite les opérations quotidiennes tout en apportant une meilleure visibilité pour prendre des décisions.

Au-delà d’un simple outil de gestion administrative, un SIRH doit aujourd’hui être un véritable support de transformation de la fonction RH.