Communément appelées ‘cartes carburants’, les cartes offertes par une entreprise à ses collaborateurs bénéficiant d’un véhicule de fonction sont bien plus que des cartes permettant de faire le plein. Achats en boutique, prestations de lavage, paiements des péages ou des parkings sont, entre autres, des fonctionnalités adaptées aux besoins de leurs utilisateurs et qui sont devenues quasiment indispensables pour les professionnels en déplacement. Pour les gestionnaires de flotte, de multiples fonctionnalités sont mises à leur disposition pour les aider à piloter plus efficacement leur activité et à optimiser les coûts de fonctionnement. Grâce à elles, on gagne toujours plus de temps du fait que la gestion du poste carburant peut être longue et complexe surtout si l’entreprise compte de nombreux collaborateurs et donc beaucoup de véhicules en circulation. Ainsi, et à titre approximatif, pour une flotte d’une cinquantaine de véhicules, l’utilisation de ce type de cartes permet d’éviter une journée mensuelle de travail administratif. Associées à un logiciel de supervision et à un portail de gestion, ces fonctionnalités présentent des avantages multiples et adaptées à l’activité de l’entreprise en question, notamment une sécurisation des transactions réalisées par les collaborateurs, une gestion optimisée et automatisée des notes de frais pour éviter de fastidieuses opérations de saisie, un calcul de la TVA et des déductions associées pour une comptabilité simplifiée et un risque moindre de difficultés avec les services fiscaux, ou encore une vision d’ensemble sur les coûts liés à la flotte pour identifier plus facilement d’éventuels leviers d’amélioration.
Un paramétrage sur-mesure
En vue de simplifier le processus de gestion de la flotte automobile, les émetteurs de cartes carburant, partout dans le monde, ont considérablement développé leur niveau de paramétrage ramenant la sécurité au niveau supérieur. En fait, les RH ont désormais la possibilité, à travers les espaces clients, d’activer ou de bloquer une carte à distance, de décider de ce qui est autorisé pour chacun des collaborateurs, etc. Ces ajustements très précis permettent d’éviter d’éventuels abus et par conséquent de limiter les coûts de fonctionnement de la flotte automobile. Variant évidemment entre les entreprises, le niveau de paramétrage comporte plusieurs points mais, généralement, on retrouve des points tels que la limitation de la carte à l’approvisionnement à un seul carburant, celui bien sûr adapté au véhicule utilisé par le collaborateur, la limitation de dépenses, journalières ou hebdomadaires, le paramétrage de restrictions liées aux plages horaires ou à une zone géographique précise, ou encore la définition du type de dépenses autorisées ou non autorisées : achats en boutique, lavage, parkings, etc.
Conseils pour une sécurité optimale
Quand il est question de cartes carburant, l’importance de bien veiller sur la sécurité ne se limite pas aux moments où le collaborateur est en route, mais le dépasse pour englober toutes les pratiques relatives à l’utilisation de cette carte. Pour relever ce défi, il faut tout d’abord éviter le vol de la carte carburant, et ce en ne la laissant jamais dans le véhicule. Il est également fortement recommandé de bloquer la carte immédiatement après une effraction, et ce même si la carte n’a pas été volée, car elle peut avoir été dupliquée. En cas de perte, il faut procéder de la même manière et bloquer la carte, ne serait-ce que temporairement.
Concernant le code confidentiel utilisé pour payer avec la carte carburant, il ne faut évidemment surtout pas l’écrire sur la carte ni le conserver avec elle. Pour le choix d’un code confidentiel personnalisé, il est préférable d’opter pour un code difficile à deviner et d’éviter les quatre zéros par exemple. En outre, une carte carburant ne doit jamais être laissée en caution, cela permet d’éviter qu’elle soit copiée ou utilisée par erreur.
De plus, ce serait une bonne idée de fixer une limite de ravitaillement par jour, semaine ou mois et/ou limiter les jours pendant lesquels la carte carburant peut être utilisée. Autrement dit, choisir de ne pas dépasser 200 DH de carburant par jour et exclure les week-ends des jours où l’usage est permis.
In fine, il serait nécessaire, en cas d’une large flotte automobile avec plusieurs cartes carburant, de s’assurer que chaque carte carburant ait son propre code confidentiel, ainsi que de bloquer la carte d’un collaborateur ayant quitté l’entreprise.
