Comment gérer les demandes de congés d’été de vos collaborateurs ?

Au cours des prochaines semaines, vous aurez probablement des demandes de congés d’été. Et bien que vous souhaitiez accueillir tout le monde, les exigences de l’entreprise signifient que ce n’est pas toujours possible, en particulier pendant les vacances d’été. Bien sûr, les collaborateurs ont le droit de demander des congés. Mais ce n’est parfois pas le meilleur plan d’action pour des relations positives sur le lieu de travail !

1. Ayez une politique de vacances en place

Si vous avez déjà mis en place une politique de vacances, faites-la circuler maintenant. Si vous ne le faites pas et pouvez prévoir que la gestion des vacances sera un problème cet été, il serait sage d’écrire et de communiquer un pronto. Cela garantit que toutes les demandes de vacances sont traitées de manière équitable et cohérente. Une politique de vacances doit inclure :

• Comment les vacances doivent être demandées ?
• A qui ces demandes doivent être adressées ?
• Les circonstances dans lesquelles les demandes de vacances peuvent être refusées !

2. Mais soyez conscient de la façon dont les demandes de congés d’été sont traitées dans la pratique

La manière dont les demandes de vacances sont traitées au jour le jour par vos supérieurs hiérarchiques est tout aussi importante pour avoir une politique. En particulier, il doit y avoir une cohérence au sein de l’entreprise dans la hiérarchisation des demandes de congés. Est-ce sur la base du premier arrivé, premier servi ? Ou pour les jours fériés populaires, les collaborateurs devraient-ils bénéficier de congés en rotation ? Les managers doivent être perçus comme priorisant les demandes de vacances de manière juste et cohérente. Sinon, ils pourraient être accusés de favoritisme et même de discrimination.

Lire aussi

Charte des stages 2026 : le guide pour rédiger une politique interne qui protège l’entreprise et valorise le stagiaire

Culture d’entreprise et engagement des collaborateurs en télétravail

3. Assurez-vous que le calendrier des vacances est visible pour tous

Partager le calendrier des vacances des collaborateurs avec l’équipe est l’un des moyens les plus simples et les plus efficaces d’éviter les problèmes de planification des vacances. Il permet aux membres de l’équipe de proposer des dates de vacances qui évitent les conflits avec leurs collègues et donne à ceux qui restent au travail la possibilité de planifier des projets/réunions en conséquence.

4. Comment dire non à une demande de vacances ?

Parfois, avec tout l’amour du monde, accorder des vacances n’est tout simplement pas possible. Voici ce qu’il faut faire si vous avez besoin d’avoir “cette” conversation….

• Faites-le rapidement : plus rapidement que prévu dans votre politique de vacances si vous le pouvez, en signe de bonne volonté. Comme toujours, le face à face est préférable.
• Expliquez vos raisons : faites référence à votre politique de vacances afin que la personne sache que ce n’est pas personnel. Parlez-leur de la nécessité de couvrir certains domaines d’activité de cette période. Réitérez la décision commerciale derrière le refus et assurez-leur que cela n’a rien à voir avec leur performance (sauf si c’est le cas).
• Proposez une alternative : comme d’autres dates auxquelles une demande serait gérable. Pour accueillir les autres, certaines entreprises offrent un ou deux jours de vacances supplémentaires en guise de remerciement.
• Dites-leur à quel point vous les appréciez : lorsqu’une demande de vacances est refusée, les individus peuvent se sentir sous-évalués, en particulier s’ils ont bien performé. Assurez-vous qu’ils quittent la conversation avec une impression positive d’eux-mêmes et de leur contribution à l’entreprise.