Confiée à l’administration du personnel, plus largement aux ressources humaines, la gestion des absences figure parmi les tâches les plus chronographes, complexes et surtout susceptibles d’avoir beaucoup d’impact négatif sur l’entreprise et sa productivité. Cette mission, de manière générale, exige une prise en considération des différentes contraintes législatives qui régissent les absences, un suivi strict de ces derniers, une communication auprès des collaborateurs sur les droits y afférents, une mise à jour permanente des plannings et une certaine vigilance pour faire les bons calculs lors de la paie, entre autres. Par conséquent, cette multiplicité de tâches relatives à la gestion des absences exige d’y investir un temps non négligeable qui, grâce à l’intelligence artificielle et aux différentes solutions digitales, pourrait enfin être consacré à d’autres missions de valeur plus stratégique. Automatiser, faciliter ces tâches et donc faire un important gain de temps, c’est le principal atout et bénéfice que l’on peut tirer de l’utilisation d’un logiciel SIRH pour la gestion des absences au sein d’une entreprise.
Logiciel de gestion des absences : quoi et comment ?
De manière concrète, un logiciel RH de gestion des absences en entreprise calcule automatiquement le solde des jours d’absence pour chaque demande confirmée et participe à l’actualisation des plannings de travail, notamment quand il s’agit d’absences imprévues. Cela facilite beaucoup la planification des vacances et la réduction des heures supplémentaires d’un salarié, en la rendant plus transparente et plus sûre. De plus, cette gestion peut varier en fonction de la taille de l’entreprise et du type d’organisation des congés et des absences du personnel.
Réalisée auparavant par les gestionnaires et responsables RH, cette tâche consommait, à elle seule, d’énormes heures de travail. Toutefois, il est fortement recommandé aux entreprises d’aujourd’hui de recourir aux diverses solutions digitales disponibles sur le marché afin de faciliter le traitement automatisé des absences et des congés, et ce à travers une base de données sécurisée et propre à chaque entreprise. Ces outils, conçus le plus souvent sous forme de logiciels, disposent de plusieurs fonctionnalités types accessibles depuis un site web. Outre cela, ces logiciels de gestion des congés et absences peuvent être utilisés aussi bien par les collaborateurs que par les responsables du service de gestion RH.
En effet, ces solutions digitales permettent de désormais accéder de façon très fluide à un tableau, qui représente toutes les options de congés disponibles dans l’entreprise, et auquel chacun des collaborateurs dispose d’un accès personnalisé et sécurisé. Tous les membres de l’équipe peuvent alors, en quelques clics, se rendre sur ces plateformes en ligne et avoir une visibilité sur les diverses options de congés proposées par leur entreprise, notamment les congés payés ou encore vacances, la réduction du temps de travail, les congés de maladie ou de maternité, ainsi que les absences pour différents motifs tels que le déménagement, le décès, le mariage ou autres.
En parallèle, à travers les plateformes Web, ces logiciels de gestion des absences et des congés permettent également aux collaborateurs de soumettre leurs demandes de congé à l’approbation de leurs responsables, et ce sans avoir besoin de suivre le long processus traditionnel. De plus, sur la même plateforme, il est désormais possible de notifier les responsables à propos de tout congé non planifié, et ce dans les différents cas précités.
Ce n’est pas tout, car ces outils relevant de l’IA facilitent de manière très significative la transmission d’informations et ont un impact non négligeable sur la communication entre les collaborateurs et leurs managers. Sur un autre volet, il est désormais possible de réaliser un suivi des absences et des congés en temps réel, car ces logiciels de gestion des congés et des absences font l’objet d’un outil de management de proximité qui permet aux responsables et à leurs équipes de visualiser toutes les absences prévues sur un même tableau, afin de faciliter la planification des effectifs et les demandes de congé de dernière minute.
Gérer les absences à travers l’IA, quelle utilité ?
Avant tout, et de manière générale, la principale raison derrière l’intégration de l’intelligence artificielle au sein des entreprises est bel bien l’économie de l’énergie et du temps, et la gestion des absences n’en fait pas exception. Ces solutions apportent grand-chose en matière de fluidité, de rapidité et d’efficacité à une tâche qui, autrefois, pesait lourd sur le dos des responsables RH. En y recourant, chaque collaborateur peut consulter son solde disponible de RTT et réaliser une demande en quelques clics. Du côté des managers, ils traitent les demandes de départs en vacances au fur et à mesure, évitant ainsi, le maximum possible, les mauvaises surprises et favorisant une gestion durable et efficiente des absences de collaborateurs.
Or, et comme on le sait tous, et encore plus les responsables RH, la gestion des absences représente un enjeu social et économique de taille pour l’entreprise et qui peut, si relevé, nuire considérablement à la performance de quelconque organisation. Raison pour laquelle les diverses solutions digitales s’avèrent d’une grande utilité car elles permettent aux DRH d’avoir une plus grande visibilité sur les schémas d’absence de l’ensemble des collaborateurs. De cette façon, les employeurs sont capables plus que jamais de prévenir les collaborateurs n’ayant pas posé leurs vacances, avant la fin de l’année civile, à titre d’exemple.
En parallèle, ces outils rajoutent un caractère structuré à la gestion des absences en entreprise. En fait, et pour une entreprise disposant de plusieurs départements ou services, les responsables de chaque service auront accès à un calendrier global des présences effectives de leurs membres d’équipe. Par conséquent, ils sont donc en mesure de planifier et de suivre les demandes de congé facilement tout en garantissant la continuité du service. Outre cela, cette méthode de traitement des absences favorise une prise de décision rapide et fiable dans l’entreprise, et ce à travers les tableaux de bord mis à jour en temps réel qui permettent aux managers et responsables RH de disposer d’un aperçu global de l’état des absences au quotidien et donc de planifier les remplacements ponctuels, et ce pour garantir aux collaborateurs des conditions de travail optimales.
Logiciels de gestion des absences, des collaborateurs plus épanouis ?
Nul ne pourrait nier l’existence d’un lien étroit entre la performance et le bien-être au travail. Ces logiciels de gestion des absences sont fortement appréciés aussi bien par les collaborateurs que par les responsables RH, et ce notamment dans un contexte où le télétravail se répand massivement. Les collaborateurs, même à distance, peuvent soumettre leurs demandes de congé et avoir la réponse du manager sans même avoir besoin de se déplacer dans les locaux de l’entreprise. De plus, ces plateformes de gestion des absences et des congés sont également appréciées pour leurs processus d’enregistrement simples, leurs profils personnalisés favorisant un contact privilégié avec le service RH et pour leurs accès depuis n’importe quel moteur de recherche sur internet.
Du côté des employeurs, ces outils représentent une solution efficace pour maîtriser et éradiquer les risques d’absentéisme, et ce à travers les tableaux de bord générés automatiquement qui permettent aux dirigeants de l’entreprise de suivre l’évolution du nombre d’arrêts maladies, la fréquence des absences injustifiées, le taux de perte de congés payés non pris par les collaborateurs, entre autres. Dans le même sens, et vu que ces solutions permettent de rendre moins fastidieuse la tâche de gérer les absences, l’automatisation du traitement des demandes et des validations de congés payés par exemple représente un gain de temps considérable pour les gestionnaires RH. Ceux-ci constatent une amélioration de leur bien-être au travail grâce à cette solution digitale.
En guise de conclusion, le monde connaît de nos jours une expansion massive du télétravail et la gestion à distance de manière générale est de mise. Les logiciels de gestion des absences et des congés représentent une occasion à ne pas rater pour les entreprises afin d’optimiser certaines tâches RH et de simplifier leur organisation interne. Les responsables RH sont alors en mesure de se consacrer davantage à l’accompagnement individuel et collectif des collaborateurs. Et, même pour les réticents vis-à-vis de ces nouvelles solutions digitales par crainte de mauvaise utilisation, ils peuvent se rassurer car la grande majorité de ces logiciels sont dotés de tutoriels et modes d’utilisation pour une meilleure prise en main.