Quand les dépenses professionnelles éligibles au remboursement par l’entreprise sont toujours synonymes de notes de frais à payer, cela fait l’objet d’une tâche administrative qui fait beaucoup perdre à l’entreprise en temps et en argent. C’est justement pour remédier à cette problématique que certaines solutions ont été imaginées afin de permettre aux entreprises d’alléger les frais liés au déplacement, notamment les indemnités kilométriques.
Les indemnités kilométriques sont une solution permettant de se faire rembourser a posteriori les frais engagés lors des déplacements professionnels. Cette option est uniquement destinée aux collaborateurs au sein d’une entreprise et il n’est donc pas possible d’en faire profiter un associé ou toute autre personne qui n’est affectée à aucun poste dans l’entreprise.
Quant au fonctionnement de ce type d’indemnités, il consiste en un remboursement des frais engagés pour les déplacements professionnels avec le véhicule personnel du collaborateur ou du dirigeant (auto-entrepreneur qui utilise son propre véhicule comme voiture de fonction ou même un bénévole d’une association) par l’administration fiscale. Pour le montant des indemnités, il doit se conformer au nombre de kilomètres parcourus, à la fréquence des déplacements professionnels, ainsi qu’à la puissance fiscale du véhicule. Évidemment, plusieurs variantes de ces indemnités kilométriques existent, notamment en fonction du type du véhicule, essence ou électrique, véhicules à deux roues et même les vélos. Le calcul de ces indemnités repose sur plusieurs points tels que les dépenses en carburant, l’amortissement du véhicule, son assurance annuelle, les coûts liés à l’usure générale, à l’achat des pneus neufs, à l’entretien, au nettoyage, etc.
Pour qu’un collaborateur se servant de sa propre voiture pour un déplacement professionnel puisse en bénéficier, il doit présenter un justificatif informant sur la date du déplacement, son motif professionnel et la distance parcourue. Ce remboursement des frais kilométriques n’est valable que pour les véhicules non immatriculés au nom de la société et pour les déplacements professionnels dûment justifiés. Il convient de préciser à ce point que les trajets domicile – lieu de travail ne sont aucunement concernés par ce dispositif. Cependant, ces trajets peuvent être pris en charge dans certains cas, mais il s’agira dans ce cas de frais de déplacement, avec un mode de remboursement différent.
Avantages Vs Inconvénients
Première chose à citer dans les avantages de cette option est le fait que le remboursement des frais kilométrique n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu, ce qui signifie que le collaborateur n’est pas du tout dans l’obligation de le mentionner ni dans son bulletin de salaire ni dans sa déclaration de revenus. Il est donc exonéré des charges sociales. Encore, ces indemnités permettent aussi à l’entreprise de s’affranchir de la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société) puisqu’elle ne dispose pas de flotte pour les déplacements professionnels, il s’agit bel et bien de voitures appartenant aux collaborateurs.
Il convient de noter ici que pour les collaborateurs, une déduction forfaitaire de 10% de ces frais est appliquée automatiquement aux revenus. Toutefois, si le collaborateur estime qu’il a dépensé bien plus dans les frais de transport, il peut choisir entre bénéficier de cette déduction des frais réels de déplacement ou appliquer le barème kilométrique publié par l’administration fiscale.
Du côté des inconvénients, ces indemnités kilométriques ne couvrent pas certaines dépenses qui sont pourtant incontournables lors des déplacements professionnels, surtout les frais de stationnement et de péage. De même, il est possible que le remboursement ne couvre pas toutes les réparations onéreuses dont la voiture peut avoir besoin.
Du côté du manager, le fait que la voiture utilisée ne soit pas au nom de l’entreprise empêche la prise en charge des frais engagés sur cette dernière par sa société. Il ne pourra pas bénéficier d’une facilité de paiement pour l’acquisition de son véhicule. Encore, cette solution peut être compliquée à gérer dans la mesure où chaque déplacement doit être minutieusement justifié à l’administration pour pouvoir en être remboursé.
En outre, ces indemnités kilométriques peuvent coûter aussi cher que la TVS lorsque les déplacements professionnels des collaborateurs sont fréquents. Cela est calculé sur la base de tranches kilométriques, ce qui fait qu’après avoir dépassé un certain nombre de kilomètres parcourus, l’entreprise devra s’acquitter de la totalité de cette taxe, voire même plus.
