Désireuses d’en récolter les bénéfices, de nombreuses entreprises se lancent dans une solution de gestion des connaissances (par exemple, la gestion de documents, l’exploration de données, les blogs et les forums communautaires) sans d’abord considérer les objectifs qu’elles souhaitent atteindre ou comment l’organisation adoptera et suivra les meilleures pratiques pour gérer son actif de connaissance à long terme.
La clé du succès à long terme est une approche plus mesurée et progressive.
5 considérations essentielles pour un programme de gestion des connaissances
Un programme réussi de gestion des connaissances tiendra compte de ces cinq domaines :
– Personnel : votre programme doit augmenter la capacité des individus au sein de l’entreprise à influencer les autres avec leurs connaissances.
– Processus : les processus que vous établissez doivent inclure les meilleures pratiques et la gouvernance pour l’identification, la gestion et la diffusion efficaces et précises des connaissances.
– La technologie : la technologie que vous choisissez doit améliorer la façon dont vous configurez et utilisez les outils et l’automatisation pour permettre la gestion des connaissances.
– Structure : les structures organisationnelles doivent se transformer pour faciliter et encourager la sensibilisation et l’expertise interdisciplinaires.
– Culture : votre entreprise doit établir et cultiver une culture de partage des connaissances pour un succès à long terme.
8 étapes pour la mise en œuvre de la gestion des connaissances
Cette approche en huit étapes vous aidera à planifier les défis communs, à minimiser les risques et à maximiser les récompenses.
Étape 1 : Établir les objectifs du programme de gestion des connaissances
Avant de sélectionner un outil, de définir un processus et de développer des flux de travail, envisagez et articulez l’état final idéal. Pour établir les objectifs de programme appropriés, identifiez et documentez les problèmes commerciaux qui doivent être résolus et les moteurs commerciaux qui donneront une impulsion et une justification à la mise en œuvre. Documentez les objectifs à court et à long terme qui répondent aux problèmes de l’entreprise et soutiennent les moteurs de l’entreprise.
Étape 2 : Préparez-vous au changement
La gestion des connaissances est plus qu’une simple application de la technologie – c’est un changement de culture. Les employés devront probablement repenser la façon dont ils partagent les connaissances qu’ils développent et possèdent. Un obstacle commun à l’augmentation du partage des connaissances est que les entreprises récompensent principalement les performances individuelles. Cette pratique promeut un comportement « savoir, c’est pouvoir » qui contredit une culture axée sur le partage des connaissances et axée sur les connaissances.
Étape 3 : Définir un processus de haut niveau comme base
Les entreprises qui négligent ou définissent vaguement le processus de gestion des connaissances ne réaliseront pas le plein potentiel de leurs objectifs de gestion des connaissances. Les meilleures pratiques courantes de gestion des connaissances à prendre en compte dans votre plan incluent : la stratégie de connaissances, la création, l’identification, la classification, la capture, la validation, le transfert, la maintenance, l’archivage, la mesure et la création de rapports.
Étape 4 : Déterminer et hiérarchiser les besoins technologiques
Il est temps d’évaluer quel type de technologie améliorera et automatisera vos activités liées à la gestion des connaissances. Vous pouvez déterminer et hiérarchiser vos besoins en technologie de gestion des connaissances en fonction des objectifs de votre programme établis à la première étape et des contrôles de processus et des critères que vous avez définis à la troisième étape. Le marché des solutions de gestion des connaissances est vaste et diversifié. Il est impératif de connaître les principaux fournisseurs, de comprendre le coût et les avantages de chaque type de technologie et de comprendre comment chaque solution pourrait vous aider ou vous empêcher d’atteindre vos objectifs.
Étape 5 : Évaluer l’état actuel
Après avoir établi les objectifs de votre programme, préparé les changements culturels, défini un processus de haut niveau et déterminé et hiérarchisé vos besoins technologiques, vous pouvez évaluer l’état actuel de la gestion des connaissances au sein de votre organisation. L’évaluation doit couvrir les cinq composantes fondamentales de la gestion des connaissances : les personnes, les processus, la technologie, la structure et la culture. Une évaluation typique devrait fournir un aperçu de l’état actuel, les écarts entre l’état actuel et l’état souhaité, et les recommandations pour combler ces écarts.
Étape 6 : Créer une feuille de route pour la mise en œuvre de la gestion des connaissances
Avoir une stratégie sur la façon de surmonter les lacunes sera essentiel pour obtenir le soutien des dirigeants et obtenir le financement dont vous aurez besoin. Cette stratégie peut être présentée comme une feuille de route de projets connexes, chacun traitant des lacunes spécifiques identifiées par l’évaluation. La feuille de route peut s’étendre sur des mois et des années et illustrer les étapes clés et les dépendances. Une bonne feuille de route produira des gains à court terme dans la première étape des projets, ce qui renforcera le soutien pour les étapes suivantes. Au fil du temps, continuez à revoir et à faire évoluer la feuille de route en fonction de l’évolution des conditions économiques et des moteurs commerciaux. Vous obtiendrez sans aucun doute un aperçu supplémentaire grâce aux leçons tirées des projets antérieurs qui peuvent également être appliquées aux projets futurs.
Étape 7 : Mise en œuvre
La mise en œuvre d’un programme de gestion des connaissances et la maturation de l’efficacité globale de votre organisation nécessiteront des ressources humaines et financières importantes. Soyez prêt pour le long terme, mais assurez-vous que vous faites des progrès progressifs et célébrez-les. Tant que la valeur et les avantages du programme en développement sont reconnus, il devrait y avoir peu de résistance à continuer d’investir dans la gestion des connaissances. Cela dit, il est temps que le caoutchouc rencontre la route. Vous savez quels sont les objectifs. Vous avez correctement atténué les problèmes culturels. Vous disposez des processus et des technologies qui activeront et lanceront votre programme de gestion des connaissances. Vous savez quelles sont les lacunes et disposez d’une feuille de route pour vous indiquer comment les combler.
Au fur et à mesure que vous progressez dans chaque étape de la feuille de route, assurez-vous de réaliser vos gains à court terme. Sans eux, votre programme risque de perdre son élan et le soutien des principales parties prenantes.
Étape 8 : Mesurer et améliorer le programme de gestion des connaissances
Comment saurez-vous que vos investissements en gestion des connaissances fonctionnent ? Vous aurez besoin d’un moyen de mesurer votre efficacité et de la comparer aux résultats escomptés. Si possible, établissez des mesures de base afin de capturer l’avant-plan de la performance de l’organisation avant de mettre en œuvre le programme de gestion des connaissances. Ensuite, après la mise en œuvre, établissez une tendance et comparez les nouveaux résultats aux anciens résultats pour voir comment les performances se sont améliorées.
La mise en œuvre d’un programme complet de gestion des connaissances prend du temps et des ressources, mais les résultats peuvent être impressionnants. Vous pouvez également minimiser les risques en adoptant une approche progressive qui offre des rendements avantageux à chaque étape. Les entreprises qui ont fait ce type d’investissement dans la gestion des connaissances obtiennent rapidement des résultats tangibles. Ils améliorent leurs résultats grâce à des temps de cycle plus rapides, une efficacité accrue, une meilleure prise de décision et une plus grande utilisation de solutions testées dans toute l’entreprise.
