Politique de déplacements professionnels, pour quelle raison ?
Avant tout, la politique de déplacements professionnels sert à structurer et cadrer les frais de déplacement professionnels dans votre entreprise et fait donc partie des règles de bonne gestion. Il s’agit d’un document écrit et communiqué à tous les salariés, qui détaille l’ensemble des règles applicables lorsqu’un collaborateur est amené à engager des dépenses pour se déplacer, ainsi que toutes les obligations à respecter aussi bien par l’entreprise que par le collaborateur. Cette politique permet au collaborateur concerné par le déplacement de connaître préalablement les règles financières comme les limites et conditions de remboursement, tout en lui fournissant des informations relatives à la couverture d’assurance.
De nos jours, soit la période post-Covid, le monde entier connaît un retour en vie des voyages, notamment les déplacements professionnels. Avec la reprise d’une vie ‘’normale’’, il est maintenant possible de visiter une filiale à l’étranger ou une agence régionale, de voyager pour signer un contrat ou même pour une couverture médiatique d’un événement. Ainsi, le monde du travail fait face actuellement à une revue à la hausse des coûts des déplacements professionnels. Par conséquent, essayer de les contenir et de les réguler passe donc par le déploiement d’une politique claire et bien réfléchie.
Quels avantages offre une politique de déplacement ?
Tout d’abord, l’élaboration de ce document permet de mieux contrôler les coûts générés par les frais de déplacement, et ce en mettant en place des règles à respecter pour voyager telles que les plafonds pour les nuitées d’hôtel, les classes de réservation en avion, etc. Disposer de ce document au sein d’une entreprise permet également de générer des économies par le recours obligatoire à certaines compagnies ou agences de voyages à travers des négociations de remises financières annuelles sur les volumes d’activité réalisés.
En outre, ce document aide à instaurer une communication claire des conditions financières des voyages et déplacements professionnels et contribue ainsi à rassurer et à satisfaire les collaborateurs qui sauront à quoi s’attendre, que ce soit concernant les dépenses pour les repas, la location d’une voiture, l’hébergement à l’hôtel, etc.
Par ailleurs, et outre le cadre bien déterminé qu’il fixe, ce document laisse une marge d’autonomie aux collaborateurs. En fait, une politique de déplacements professionnels intelligente apporte de l’autonomie et de la liberté aux voyageurs en leur laissant le choix par exemple du modèle du véhicule loué pour un long trajet ou de l’hôtel où ils seront hébergés tout au long de leur séjour.
Comment procéder pour avoir une bonne politique de déplacements ?
Afin de tirer pleinement profit de la politique de dépenses relatives aux déplacements professionnels, il est tout d’abord essentiel d’analyser les besoins de l’entreprise en matière de déplacement professionnel, et ce en faisant le tour des pratiques existantes et des besoins en matière de voyages et déplacements. Évidemment, et à titre d’exemple, une entreprise qui envoie des collaborateurs en voyages à l’international réserve un chapitre de sa politique à ce type de déplacements.
Il est également primordial de fixer des règles et plafonds de coûts par nature de dépense. Cela se fait en prenant chaque type de dépense professionnelle recensé et de définir les conditions financières dans lesquelles le collaborateur peut organiser son déplacement. La procédure écrite constitue un réel guide pratique pour lui.
Lors de l’élaboration de ce document, il ne faut surtout pas oublier de préciser les modalités de remboursement des notes de frais. En fait, la politique de déplacements professionnels décrit comment le collaborateur qui voyage pour son travail obtient le remboursement des dépenses engagées lorsqu’il réalise l’avance. Dans ce sens, il faudrait expliquer le fonctionnement des notes de frais ainsi que, si elle existe, l’utilisation de l’application informatique en ligne.
In fine, il faut inévitablement que la politique soit vigilante quant à la sécurité des collaborateurs et à leur confort. Les responsables de quelconque société sont censés veiller à ce que les collaborateurs en voyage soient en bonne santé, en sécurité, et à l’abri de tout risque de violence ou de harcèlement.
