Par définition, une note de frais kilométrique recense les dépenses engagées par un collaborateur s’étant servi de son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels au profit de la société qui l’emploie. Envoyée à ses supérieurs, cette note permet alors de bénéficier d’un remboursement, appelé également indemnités kilométriques. Il convient de souligner que cette indemnisation concerne uniquement les trajets effectués à des fins professionnelles, tels qu’un rendez-vous avec un client ou un fournisseur, un trajet vers un chantier, une couverture médiatique, etc. Quant aux trajets du domicile au lieu de travail, bien qu’ils aient le caractère ‘’professionnel’’, ils ne sont pas inclus mais peuvent néanmoins permettre de bénéficier d’une déduction.
En effet, la note de frais kilométrique est un document qui peut être rédigé dans deux situations, à savoir quand l’entreprise ne possède pas de véhicules de fonction à mettre à la disposition des collaborateurs ou lorsque ceux qu’elle a en sa possession ne sont pas disponibles. Dans ces cas de figure, le collaborateur concerné par un déplacement peut utiliser son véhicule personnel. Naturellement, l’entreprise devra rembourser ensuite les frais engagés qui seront recensés dans la note de frais et calculés suivant des règles bien précises, prévues par la loi.
Note de frais kilométrique : comment faire ?
De par la loi, les indemnités kilométriques constituent un droit accordé à l’ensemble des collaborateurs, abstraction faite de leur poste, de leur statut hiérarchique et du véhicule utilisé (voiture, moto, camion, etc.). Sur la note de frais kilométrique, trois types de dépenses doivent figurer, à savoir la prime d’assurance annuelle, les frais pour le carburant et les coûts générés par l’usure du véhicule (frais pour le nettoyage, l’entretien, les pneumatiques ou encore les réparations). Les autres frais annexes dans le calcul des indemnités kilométriques, comme les dépenses pour le parking ou les péages ne sont pris en considération par l’administration fiscale. Cependant, ils sont obligatoirement remboursables par l’entreprise s’ils sont générés dans le cadre d’un déplacement professionnel. Pour obtenir l’indemnisation, ces frais doivent être renseignés dans une note de frais différente de celle portant sur les frais kilométriques.
S’agissant du format de ce document, il doit en principe contenir l’identité de l’employé et ses informations personnelles, (nom, adresse, etc.), l’identité de la société (raison sociale, adresse, etc.), les informations sur les trajets effectués (date, motif, distance parcourue, lieu de départ et d’arrivée), la marque et le modèle du véhicule ainsi que la puissance fiscale, le montant des dépenses pour chaque trajet, les modalités de paiement, et doit être signée conjointement par le collaborateur et l’employeur. Certaines entreprises aujourd’hui optent pour une gestion dématérialisée de leurs notes de frais, et ce en recourant aux formats numériques à travers des logiciels spécialisés. En format numérique ou en papier, l’essentiel c’est tout simplement garantir la lisibilité et renseigner toutes les informations utiles au calcul des indemnités.
Quid du remboursement ?
Généralement, et comme la quasi-totalité des remboursements, les frais kilométriques ne sont pas remboursés immédiatement. Avant de faire la demande à ses supérieurs hiérarchiques, le collaborateur doit regrouper l’ensemble de ses dépenses dans la note de frais. Cette demande doit inévitablement être accompagnée d’une copie de la carte grise. Sur ce point, il convient de préciser que le véhicule doit être au nom de la personne qui réclame le remboursement ou au nom de son conjoint. Cela est une condition sine qua non pour le paiement des indemnités par l’entreprise. En outre, il est nécessaire également de joindre tous les justificatifs de dépenses à la requête, il peut s’agir d’un reçu ou d’une facture.
Pour le calcul du montant à rembourser, il est possible de procéder de deux manières. La première consiste en le calcul en fonction d’un barème défini par l’entreprise, dans le cadre d’une convention collective par exemple. On parle dans ce cas de barème conventionnel. Il doit être appliqué dès lors que la société choisit de s’en servir. Pour la deuxième méthode, l’entreprise peut calculer suivant le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Il est défini sur la base des frais réels dépensés et varie selon le type et la puissance du véhicule, et la distance parcourue.
Comment gérer les notes de frais kilométrique ?
La gestion des notes de frais requiert un engagement aussi bien de la part de l’employeur que du collaborateur. En principe, ce document est rempli ou carrément rédigé par le collaborateur en question qui y renseigne l’ensemble de ses dépenses professionnelles, fournit des informations correctes et à intervalle régulier et apporte les justificatifs requis, tout en veillant à ce que le document soit bien transmis au service responsable.
Par la suite, le service comptabilité et un supérieur hiérarchique font régulièrement le suivi de ces demandes. L’entreprise peut choisir la date et la fréquence selon le rythme de ses activités. Il est fortement recommandé de recourir à la dématérialisation à travers l’utilisation d’un logiciel spécialisé. Ces méthodes numériques facilitent le travail tant pour le collaborateur que pour l’employeur et il n’est donc plus nécessaire de réaliser plusieurs tirages sur papier, mais il suffit d’avoir un document partagé. Il ne faut tout simplement que s’assurer qu’il est bien accessible à toutes les personnes impliquées.
