Mais lorsque les modalités de travail flexibles ne sont pas bien mises en œuvre, les entreprises sont confrontées à une baisse de performances des employés et à une moindre réussite commerciale. Avant de décider d’intégrer le travail flexible dans la culture de votre entreprise, assurez-vous de mettre en place des programmes et des politiques pour vous assurer que votre organisation profitera des avantages et évitera les pièges les plus courants en cours de route.
Voici six idées pour aider votre service RH à créer et à mettre en œuvre efficacement une culture de travail flexible.
1-Planifier votre arrangement flexible
Avant d’exécuter un arrangement flexible, il est essentiel de le planifier soigneusement. Le simple fait de déclarer que votre entreprise offre des options de travail flexible sans aucune planification préalable est une recette pour un désastre. Au début du travail flexible, les managers et les employés acceptaient simplement des plans flexibles sur une base individuelle. Mais avec environ 45 % de l’ensemble des employés travaillant soit complètement à distance, soit selon un horaire hybride à la suite de la pandémie, un processus entièrement défini et à l’échelle est nécessaire.
La montée en puissance des collaborateurs à distance et des personnes qui ne veulent pas être confinées à une journée de travail de 9 à 17h, a créé un changement de mentalité et a suscité le besoin de politiques clairement définies pour tous les employés.
Pour commencer, examinez attentivement vos systèmes et processus commerciaux associés. Créez un plan que la C-Suite peut accepter et commencez à former les gestionnaires à la gestion des employés en télétravail. Les chefs de programme devraient être fortement impliqués pour aider ceux qui ont des horaires de travail flexibles à maintenir leur productivité.
2-Etablir une bonne communication
La communication joue un rôle énorme dans les modalités de travail flexibles. L’une des principales raisons de l’échec des programmes de travail flexible est le manque de communication. Il n’y a aucune excuse pour une mauvaise communication, en particulier avec tous les programmes de collaboration d’équipe en ligne disponibles. Avec de nombreux outils de messagerie et de collaboration désormais disponibles – de Slack et Zoom à Teams et Trello – il est facile de promouvoir une communication cohérente et solide entre les employés en télétravail.
3-Permettre des horaires de travail standard
Alors que de nombreux employés s’épanouissent dans une culture de travail flexible, il est important de se rappeler – surtout si votre entreprise s’est éloignée pendant la pandémie et prévoit de le rester – que certains employés peuvent avoir des difficultés. Un horaire de travail fixe et standard (même s’il est personnalisé par l’employé) et des attentes clairement définies peuvent les aider à réussir. L’accent doit être mis sur les résultats, et non sur la fréquence à laquelle l’employé est au bureau.
4-Former les managers et les chefs d’équipe
La gestion de vos employés à distance est très différente de la gestion au bureau. Les managers ne sont pas là pour voir l’employé tous les jours, il est donc important de mettre en place différentes règles et méthodes pour gérer les personnes qui travaillent à distance et qui ont des horaires flexibles.
Le défi pour de nombreuses entreprises n’est pas tant le programme de travail flexible que c’est une question de gestion. Tout revient à la communication et à la définition des attentes. Lorsque les employés ne sont pas censés rendre compte de leurs progrès ou rester en contact avec les membres de l’équipe et la direction, il peut être facile pour eux de tomber dans de mauvaises habitudes de travail qui continuent de s’éroder avec le temps.
Étant donné que les réunions en personne sont souvent absentes du travail à distance, il est important de trouver d’autres moyens de communiquer. Les programmes de collaboration d’équipe et les logiciels de gestion de projet aident les équipes et les responsables à voir qui contribue aux résultats globaux et qui peut avoir besoin de plus de conseils. Les employés distants doivent avoir des rendez-vous réguliers avec leurs responsables et des équipes entières doivent avoir du temps pour partager des mises à jour et assister à des réunions en personne ou en ligne.
5-Commencer avec un programme pilote
Avant de mettre en œuvre une initiative de lieu de travail flexible pour l’ensemble de l’organisation, envisagez de lancer un programme pilote avec quelques départements clés. Fixez une date telle que trois ou six mois pour exécuter l’essai et examiner les données. Un programme pilote vous donne non seulement le temps de rassembler les informations nécessaires à la réussite de votre essai, mais il est également là pour vous permettre de résoudre les problèmes qui surgiront avec les nouvelles modalités de travail flexibles. Une fois que vous avez découvert les obstacles et les défis, vous pouvez faire des ajustements et déployer le programme au reste de l’organisation.
6-Evaluer les réussites globales
À la fin de la période d’essai, rassemblez suffisamment de données pour évaluer le succès des arrangements flexibles. Vous aurez envie de regarder les plusieurs résultats clés:
- Votre organisation a-t-elle économisé des coûts et réduit ses dépenses ?
- Les niveaux de productivité ont-ils augmenté ou diminué ?
- Avez-vous amélioré et renforcé vos efforts de recrutement ?
- Avez-vous constaté une diminution de la rotation du personnel ?
- Avez-vous reçu une amélioration du sentiment et des commentaires des employés ?
- Vos employés signalent-ils des niveaux de satisfaction plus élevés ?
- Vos employés se sentent-ils moins stressés ?
- Vos employés signalent-ils une meilleure santé et moins d’anxiété ?
- Vos employés ont-ils le sentiment d’avoir un équilibre travail-vie personnelle meilleur et plus gérable ?
Évitez les pièges et les résultats négatifs associés aux collaborateurs flexibles en prenant le temps de planifier soigneusement votre méthode de travail flexible et de la tester avec un essai avant d’offrir cette opportunité à l’ensemble de votre organisation. Un programme de travail flexible peut être un excellent complément à une culture globale de mobilité et d’options de travail créatives.
