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La gestion de congés de chaque collaborateur, peut devenir totalement écrasant sans les outils appropriés. Jusqu’à très récemment, la plupart des départements utilisaient un simple modèle Excel de suivi des congés des collaborateurs. Les nouvelles technologies, cependant, nous aident à évoluer vers des modèles beaucoup plus efficaces et efficients : des logiciels de gestion des congés spécialement conçus.
Automatisation des tâches
L’automatisation des tâches est l’un des principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel spécifique car il vous permet de développer un processus de travail beaucoup plus fluide. Le calendrier des vacances de chaque collaborateur sera toujours mis à jour et vous pourrez vérifier leur disponibilité en un coup d’œil. De plus, tous les congés pris seront automatiquement déduits afin que vous puissiez voir combien il leur reste à un moment donné.
Gain de temps
Une plateforme de gestion spécifique, cependant, nécessite beaucoup moins d’efforts. Les collaborateurs peuvent demander leurs vacances via le système et le responsable des RH peut les approuver ou les refuser en un seul clic. Cela réduit le nombre d’e-mails, de saisie manuelle de données, etc. Le responsable peut également visualiser un calendrier unifié de tous les collaborateurs actifs et absents, ce qui lui permet de s’assurer que tous les domaines sont couverts aux niveaux de travail appropriés.
Sécurité
Les données stockées dans le Cloud sont protégées par un cryptage spécifique et des sauvegardes périodiques garantissent que vos données sont toujours en sécurité. Un fichier Excel, en revanche, peut être supprimé ou perdu. De plus, les logiciels Cloud sont généralement à jour avec les lois sur la protection des données, vous n’aurez donc pas à vous soucier de l’ajout d’autres systèmes de sécurité. De même, chaque fois qu’il y a un changement dans la législation en vigueur, ces outils sont automatiquement mis à jour pour assurer la protection juridique de vos données. C’est certainement un énorme avantage car cela signifie que vous vous conformerez aux réglementations sans avoir à investir du temps et de l’argent.
Des informations précieuses
Obtenez des informations clés en quelques clics, que ce soit pour un usage interne ou pour un partage avec le conseil d’administration, par exemple. Cela vous aidera également à prendre les meilleures décisions, basées sur des données réelles.
Si vous travaillez avec Excel, vous devrez développer vos propres rapports, extraire les informations, les analyser et les reproduire dans un nouveau document. C’est précisément pour cette raison que les services des ressources humaines n’effectuent souvent pas cette tâche et n’ont aucune information à leur disposition.
Gardez à l’esprit !
Vous avez donc décidé que votre entreprise a besoin d’un système de gestion des congés, et la question est maintenant : comment en choisir un ? De nombreux facteurs influenceront votre choix entre l’un et l’autre, mais voici les points les plus importants à considérer.
- Ordinateur de bureau contre Cloud : le marché propose des programmes basés sur le Cloud et d’autres qui sont téléchargés sur votre ordinateur.
- Soutien : passer d’un système à un autre n’est jamais simple : il y a d’abord la migration des données, l’installation sur tous les ordinateurs et la formation du personnel. Mais si vous avez une équipe d’assistance à vos côtés, l’ensemble du processus se déroulera sans heurts et sera plus simple.
- Prix : c’est toujours un facteur important lors de l’achat d’un nouveau produit. Une licence pour un logiciel de bureau est généralement proposée à un prix fixe.
