Négocier de nouveaux partenariats, rencontrer de potentiels clients, assister à un congrès international, ou encore effectuer une couverture médiatique d’un quelconque événement, les raisons sont diverses pour qu’un collaborateur soit amené à effectuer un déplacement professionnel en dehors de son pays. Ce déplacement professionnel, afin de le réussir, prend en compte de nombreux paramètres et exige une bonne organisation qui considère tout un tas d’éléments. Que la durée du séjour soit courte ou longue, il faut que l’entreprise veille à ce que ses collaborateurs en voyage soient en sécurité et à l’abri de tout éventuel risque ou danger. La tâche peut s’avérer ardue si l’entreprise ne dispose pas d’une grande expérience des missions à l’étranger, raison pour laquelle nous vous dressons une liste des grandes lignes à suivre pour mener à bien cette expérience professionnelle internationale.
Un transport adéquat à prévoir
Les chefs d’entreprises ou toute autre personne chargée de veiller sur l’organisation des voyages doivent, avant tout voyage d’affaires, s’assurer que les collaborateurs bénéficient de toutes les bonnes conditions pour réussir leurs missions. Ainsi, après avoir fourni l’ordre de mission, il faut juste après penser au moyen de déplacement à mettre à leur disposition. La première étape consiste à réaliser un tableau comparatif des différents choix possibles tout en tenant compte de la distance du lieu de la mission par rapport au lieu de départ, soit les locaux de l’entreprise très souvent. Le choix du moyen de transport adéquat doit également tenir compte des diverses réductions selon les compagnies ferroviaires, aériennes et autres. Si jamais le temps de trajet est considéré court, le covoiturage peut être une solution beaucoup plus économique et peut donc être conseillé aux collaborateurs en question.
La mission professionnelle devant être effectuée à l’étranger, il est primordial de ne pas oublier de s’assurer d’avoir rempli les différentes formalités, notamment l’obtention de son passeport dans les meilleurs délais afin de réussir l’organisation du voyage. Outre cela, il s’avère essentiel de penser aussi aux moyens de transport sur place, et ce en fonction de la distance de la gare ou de l’aéroport par rapport à l’hébergement, et des différents points de rendez-vous. Dans ce sens, se renseigner sur les transports en commun et les risques d’éventuels embouteillages lors du déplacement s’avère judicieux.
Assurez vos collaborateurs en déplacement
Toute entreprise a la responsabilité de protéger ses salariés durant leur déplacement professionnel à l’étranger. À cet effet, vous, en tant qu’employeur, ne devez pas négliger un élément très important : les assurances. En principe, et pour un trajet professionnel à l’étranger, vous devez vous assurer qu’une assurance est prévue pour chaque collaborateur. En souscrivant à une assurance voyage, vous pourrez notamment limiter les éventuelles dépenses en cas d’incident. C’est également elle qui couvre les frais médicaux et prévient tous les risques pouvant engager des frais supplémentaires à la mission. Cela dit, et avant d’envoyer vos collaborateurs en mission à l’étranger, souscrivez pour eux à une assurance de déplacement professionnel pour anticiper la majorité des risques. En résumé, cette assurance couvre plusieurs cas, nous citons entre autres les soins médicaux et l’hospitalisation, le rapatriement en cas d’infraction et autres, le retard ou l’annulation du vol de votre avion, les cas de vol, d’agression, etc., les honoraires légaux, les accidents causés par des catastrophes naturelles, etc.
Dans le même contexte, il est important de préciser que les assurances demeurent primordiales pour l’organisation et la réussite de votre voyage d’affaires. Elles protègeront vos collaborateurs lors de leurs missions à l’étranger et leur garantiront aussi de multiples autres avantages spécifiques comme des plafonds plus élevés, de l’avance de fonds ou une assistance sept jours sur sept.
Hébergement des voyageurs, à ne pas oublier
Il faut tout prévoir dans les moindres détails pour assurer le bon déroulement d’une mission d’affaires à l’extérieur, et le logement des collaborateurs en voyages est une pierre angulaire de tout déplacement professionnel. Sur ce point, et en tant que responsable, vous êtes censés vérifier la disponibilité et le type d’hébergement à réserver, et ce en optant par exemple pour une chaîne hôtelière et profiter de certaines réductions avec une carte de fidélité ou un partenariat commercial spécifique. Pareil, et en fonction du nombre de collaborateurs amenés à se déplacer, de l’importance du voyage et de sa durée, il est possible de privilégier un motel, une auberge, une résidence privée, etc. En principe, et quel que soit votre choix, l’essentiel est de pouvoir réserver bien avant la date de départ pour éviter de vous précipiter au dernier moment, manquer de place ou même rater vos rendez-vous .
Il est fortement recommandé, avant de choisir l’hébergement de vos voyageurs, de tenir également compte des offres de prix, et surtout de la distance qui le sépare des lieux de rendez-vous. Là, il faut calculer le temps de déplacement entre les différents points et trouver le meilleur compromis. De toute façon, l’idéal serait de trouver un logement économique près des lieux de réunion afin de garantir à vos collaborateurs plus de sérénité. Outre cela, quelques critères s’imposent comme indispensables pour le choix de votre lieu de logement pendant un voyage d’affaires, nous en citons les diverses options et offres proposées par l’hôtel, les services disponibles et les avantages supplémentaires, les services annexes (maintenance, courtier, etc.), et d’autres paramètres tels que l’heure du petit-déjeuner, la qualité de la restauration, etc.
Bien calculer l’ensemble des frais
Optimiser les coûts et dépenser moins fait partie des critères de réussite d’un voyage d’affaires. Afin de bien organiser le déplacement professionnel de vos collaborateurs à l’étranger, vous devez donc calculer tous les frais en tenant compte de tous les détails. Vu qu’un déplacement professionnel peut concerner aussi bien une équipe qu’un individu, décidez tout d’abord du nombre de salariés que vous prévoyez envoyer en mission. Ceci vous permettra d’évaluer avec plus de précision le coût total du voyage. Vous devez également vous rappeler que votre collaborateur effectuera le voyage professionnel durant ses horaires habituels de travail. Par conséquent, il devra vivre et dormir hors de son foyer. Ceci inclut de divers frais tels que le montant de transport (avion, taxi, bus ou location de voiture, etc.), les frais d’hébergement (hôtel ou résidence privée), les frais de restauration (les repas, et autres), ou encore la participation ou non à des congrès ou séminaires.
En vue d’éviter toute difficulté financière à laquelle votre collaborateur sera exposé durant son voyage d’affaires, vous devez prendre en compte tous les frais engagés. À titre d’exemple, si le voyageur devait utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements pendant la mission, vous devez considérer les frais de carburant et les potentielles indemnités kilométriques. En revanche, si le collaborateur en déplacement doit assurer tout le voyage avec son propre budget, il doit vous présenter dès son retour tous les justificatifs ayant engendré des coûts (les factures notamment) pour un remboursement.
Une feuille de route à mettre en place
Lors d’un voyage d’affaires, l’entreprise confie à ses salariés un document officiel qui donne tous les détails de la mission : c’est la feuille de route. Pour le déplacement professionnel de vos collaborateurs à l’étranger, vous devez donc la prévoir. Il s’agit d’un papier important à remettre à chaque membre de la mission car il résume l’ensemble du trajet professionnel et s’établit après la finalisation de toutes les réservations. Quant aux voyages plus longs, il est aussi nécessaire de fournir à vos collaborateurs un plan de vol, tous les billets et une fiche d’information sur le pays concerné. En principe, la feuille de route doit contenir des éléments tels que toutes les dates et les heures des divers rendez-vous, la durée du déplacement et les horaires de transport, l’adresse de l’hôtel et des lieux de réunion, les personnes que les collaborateurs doivent rencontrer, le temps total de travail et du séjour à l’étranger et le plan détaillé de tout le déplacement.
