Office & HR Administration Officer – Scalian – Casablanca

Scalian recrute un Office & HR Administration Officer à Casablanca pour assurer la gestion administrative des ressources humaines et coordonner le fonctionnement quotidien de son site. Ce poste combine administration du personnel, gestion des services généraux et accompagnement des collaborateurs. L’entreprise recherche un profil Bac+2 à Bac+3 justifiant d’une à trois années d’expérience dans des fonctions similaires.

Présentation de l’entreprise

Fondé en 1989, Scalian est un groupe international de conseil et d’ingénierie qui intervient notamment dans le management de projets industriels, la supply chain, les systèmes numériques, les systèmes d’information et l’intelligence artificielle.

Présent dans 11 pays et comptant plus de 5 500 collaborateurs selon sa présentation, le groupe accompagne des entreprises de différents secteurs, notamment l’aéronautique, l’automobile, le ferroviaire, les services et le retail.

Dans le cadre de ses activités à Casablanca, Scalian recherche un professionnel capable d’assurer à la fois le suivi administratif RH et la coordination des moyens nécessaires au bon fonctionnement du site.

Missions principales

Administration du personnel

L’Office & HR Administration Officer assurera le suivi administratif des collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise.

Ses responsabilités comprendront :

• Constituer, actualiser et suivre les dossiers du personnel.
• Assurer le suivi des contrats de travail et des documents administratifs.
• Gérer les informations relatives aux absences et aux visites médicales.
• Préparer les attestations et autres documents demandés par les collaborateurs.
• Mettre à jour les données RH et les tableaux de suivi.
• Veiller à la fiabilité et à la traçabilité des informations administratives.

Intégration et départ des collaborateurs

Le poste comprend également la coordination des processus d’intégration et de départ.

Le collaborateur recruté travaillera avec les équipes RH, informatiques et les services généraux afin de préparer l’arrivée des nouvelles recrues et d’organiser les formalités liées au départ des salariés.

L’objectif est de garantir la disponibilité des moyens de travail et la bonne exécution des procédures internes.

Gestion des services généraux

L’Office & HR Administration Officer participera au fonctionnement quotidien des locaux et à la coordination des prestataires.

Il sera notamment chargé de :

• Suivre les relations avec les fournisseurs et prestataires.
• Participer à la gestion des fournitures et des commandes.
• Coordonner les interventions de maintenance.
• Assurer le suivi des besoins logistiques du site.
• Contribuer à la disponibilité des équipements et des moyens de travail.

Suivi des équipements et des accès

Le poste prévoit également la gestion administrative des équipements, des badges et des accès.

Le collaborateur devra assurer le suivi des inventaires et contribuer à la sécurité ainsi qu’à la traçabilité des actifs mis à disposition.

Accompagnement des collaborateurs et conformité

L’Office & HR Administration Officer répondra aux demandes administratives des salariés et contribuera à l’amélioration de leur expérience au sein de l’entreprise.

Il veillera également au respect des procédures internes, des règles de confidentialité, de sécurité et de conformité.

Une participation aux audits et aux contrôles internes est prévue.

Profil recherché

Formation

• Diplôme Bac+2 à Bac+3 en gestion des entreprises, administration, ressources humaines, gestion des organisations ou domaine équivalent.
• Une formation complémentaire en administration du personnel ou en Office Management constitue un atout.

Expérience professionnelle

Scalian recherche un candidat justifiant de 1 à 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires.

Une expérience dans une entreprise de services du numérique (ESN), une société de conseil, une entreprise d’ingénierie ou une organisation multisite est particulièrement appréciée.

Le candidat devra avoir une expérience en administration RH et en coordination des services généraux. Une familiarité avec les environnements soumis à des procédures groupe, des audits ou des exigences de sécurité représente un avantage.

Compétences techniques

Le poste nécessite :

• Une bonne connaissance des processus d’administration du personnel.
• La maîtrise d’Excel, Outlook et Word.
• La capacité à gérer des bases de données et des tableaux de suivi.
• Des compétences en reporting et en préparation de documents administratifs.
• Une connaissance des processus d’achats, de commandes et de suivi des fournisseurs.
• Une sensibilisation aux règles de confidentialité, de sécurité et de protection des données personnelles.

La connaissance d’un SIRH, d’un outil de gestion des tickets ou de suivi des actifs est appréciée.

Compétences linguistiques

• Français : niveau courant à l’écrit et à l’oral.
• Anglais : niveau professionnel souhaité, notamment pour les visites de clients.

Qualités professionnelles

Scalian recherche un profil organisé, rigoureux, autonome et discret, capable de gérer plusieurs demandes simultanément et de hiérarchiser les priorités.

Le sens du service, l’esprit d’équipe et l’attention portée aux détails sont essentiels.

Environnement de travail et avantages

Scalian met en avant plusieurs dispositifs d’accompagnement de ses collaborateurs :

• Un programme d’intégration sur un an.
• Des programmes de formation personnalisés.
• Des communautés techniques et des événements internes.
• Une prime de cooptation et une prime de vacances.
• Un accord de télétravail.
• Des initiatives en matière de responsabilité sociétale, de mobilité durable et d’inclusion des personnes en situation de handicap.

Le groupe indique également bénéficier des certifications Great Place to Work et Best Workplaces for Women.

Conditions du poste

• Entreprise : Scalian
• Poste : Office & HR Administration Officer
• Localisation : Casablanca
• Mode de travail : Hybride
• Temps de travail : Temps plein
• Formation requise : Bac+2 à Bac+3
• Expérience requise : 1 à 3 ans

Le type de contrat et la rémunération ne sont pas précisés dans l’annonce.